23.03.2020

Перевод работников на дистанционную работу в связи с коронавирусом

Как известно, самым лучшим средством борьбы с распространением инфекций является ограничение социальных контактов. Поэтому одной из самых эффективных мер, способных уменьшить распространение в России нового коронавируса, ожидаемо стал массовый перевод сотрудников на удаленную работу.

Рассмотрим кратко, в каком порядке такие переводы должны осуществляться и оформляться.

Дистанционная работа и ТК РФ

Нормы, касающиеся дистанционной работы, содержатся в гл.49.1 ТК РФ. Напомним, дистанционная работа имеет следующие признаки:

- трудовая функция выполняется вне места нахождения работодателя (его филиала, представительства, иного структурного подразделения), вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя;

- для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в т.ч. сеть Интернет.

Основание для перевода сотрудников на дистанционную работу

Напомним, не так давно с просьбой о данной мере обратились к работодателям представители государственной власти. На данный момент такое обращение нужно трактовать именно как просьбу. Перевод работников на удаленную занятость не является строго обязательным и решается в рамках ТК РФ.

Основанием для перевода сотрудника на удаленку на данный момент может являться только соглашение сторон. Причем инициатива здесь может исходить либо от работника, либо от работодателя.

Некоторые специалисты высказывают мнение, что в текущей ситуации работодатель вправе в одностороннем обязать работников работать дистанционно на основании ст.74 ТК РФ. Напомним, речь в данной норме идет об изменении условий договора работодателем, в ситуации, когда прежние условия труда не могут быть сохранены, в том числе по причинам, связанным с изменением организационных условий труда. Однако на данный момент мы имеем только рекомендацию властей по возможности перевести работников на удаленную работу. Пока данная рекомендация не превратится в обязательное требование, ее исполнение – дело сугубо добровольное, и говорить об «изменении организационных условий труда», на наш взгляд, оснований нет. Кроме того, применение положений ст.74 ТК РФ сопряжено с определенными неудобствами, основное из которых: о предстоящих изменениях условий договора работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца. В текущей ситуации, когда скорость принятия решений очень важна, двухмесячное ожидание сведет на нет весь эффект от принятых мер.

Таким образом, перевод на удаленную работу следует производить по обоюдному согласию сторон (работника и работодателя). Инициативу здесь, как уже было сказано, может проявить любая сторона.

Алгоритм перевода на дистанционную работу в связи с рекомендациями органов власти.

Шаг 1.

Формируем список работников, должностные обязанности которых позволяют перевести их на дистанционную работу (без ущерба или с минимальным ущербом для результатов их деятельности). Затем опрашиваем данных работников из списка с целью выявления тех, кто может и хочет работать удаленно.

В случае, когда инициатива исходит от работника, на данном шаге работником подается заявление о переходе на удаленный формат работы. В заявлении указывается причина для такого перехода. Причину можно сформулировать, например, следующим образом:

- принятые властями ограничительные меры в отношении коронавирусной инфекции;

- невозможность пребывания на рабочем месте в связи с введением карантина в образовательном учреждении, которое посещает ребенок, и необходимостью присмотра за ребенком дома;

- исполнение рекомендаций органов власти о временном сокращении социальных контактов.

Пример формулировки самого заявления:

В связи с [причина] прошу предоставить мне возможность работать дистанционно до нормализации эпидемиологической обстановки в г. ….

На удаленную работу готов перейти с [дата]

Шаг 2.

Определяем реальную возможность для удаленной работы в отношении желающих работать дистанционно.

В отношении лиц, желающих перевестись на «удаленку» или не возражающих против такого перевода, необходимо уточнить:

- реальную возможность удаленной работы (с учетом имеющейся техники, доступа в интернет и других ресурсов, необходимых для исполнения обязанностей),

- возможные дополнительные расходы работодателя, связанные с обеспечением работника необходимыми ресурсами, либо с возмещением ему затрат на использование собственных,

- предполагаемый (возможный) график работы, доступность для связи (постоянной или в оговоренное время), иные особенности работы с учетом исполняемых обязанностей.

Данный шаг необходим для получения уверенности в том, что дистанционные работники смогут выполнять свои должностные обязанности без ущерба или с минимальным ущербом для результатов их деятельности.

Шаг 3.

Разрабатываем процессы взаимодействия с удаленными работниками (если такого опыта у организации ранее не было).

На данном этапе производится разработка регламентов и иных внутренних нормативных документов, необходимых для удаленной работы. Особо следует регламентировать порядок и периодичность взаимодействия между работодателем и удаленными работниками, определить положения о коммерческой тайне, персональных данных и т.п. в отношении дистанционных работников.

Шаг 4.

Заключаем дополнительные соглашения к трудовым договорам с работниками, в отношении которых перевод на удаленную работу оказался возможен. В них следует отразить особенности, характерные для договоров с дистанционными работниками (см.ст.312.3 ТК РФ).

В частности, в дополнительном соглашении следует оговорить следующие изменения (курсивом приведены возможные формулировки для дополнительного соглашения):

- зафиксировать тот факт, что служебные обязанности сотрудника теперь будут выполняться дистанционно.

Работа, выполняемая работником по настоящему трудовому договору, с [дата начала удаленной работы] является дистанционной. Для выполнения данной трудовой функции и осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования [или указать иной способ удаленной связи]

- указать новое место работы работника (место, в котором дистанционный работник непосредственно исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором – см.Письмо Роструда от 07.10.2013 N ПГ/8960-6-1). Здесь можно привести адрес места жительства сотрудника. Некоторые специалисты считают возможным ограничиться указанием на населенный пункт, в котором трудится работник.

Работник непосредственно исполняет свои трудовые обязанности по адресу… / в г. …

- если работодатель обеспечивает работника необходимой техникой для работы и иными ресурсами, то в раздел «Обязанности работодателя» следует включить эту информацию.

Работодатель обеспечивает работника необходимыми для исполнения работы … [оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, ….]

Если для работодателя важно, чтобы дистанционный работник использовал предоставленные или рекомендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и т.п., то он вправе включить в договор с работником соответствующее дополнительное условие. Такое право предоставлено работодателям нормами ст.312.2 ТК РФ.

- условия возмещения удаленному работнику расходов, связанных с дистанционным исполнением трудовых обязанностей, а также, при необходимости, условия выплаты компенсации за использование работниками принадлежащих им оборудования и других средств труда.

Работодатель возмещает работнику понесенные им расходы, непосредственно связанные с исполнением им своих трудовых обязанностей в порядке дистанционной работы, в том числе … [расходы на интернет, расходы на связь и т.п.]. Возмещение производится до … числа месяца, следующего за месяцем осуществления расходов, на основании и при условии предоставления работником документов, подтверждающих понесенные расходы..

- порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе.

Работник ежедневно/еженедельно/каждые …дней [указать сроки и периодичность отчета] представляет работодателю отчет о проделанной работе, по форме, утвержденной работодателем.

- установить режим труда и отдыха для удаленного работника, если работодатель считает необходимым это сделать (например, ему необходима связь с работником в определенное время дня, или работник обязан присутствовать на совещаниях в определенные дни недели). При отсутствии в трудовом договоре с условием дистанционной работы подобных положений, работник вправе самостоятельно определять для себя режим труда и отдыха.

Режим рабочего времени работника устанавливается … Изменение данного режима возможно при условии предварительного согласования с … [наименование должности согласующей стороны].

Или

Работник обязуется быть доступным для связи с ним по [указание на канал связи – телефон, эл.почта, рабочий чат и т.п.] в следующие дни/часы: …

- установить момент возвращения на работу в офис. С большой вероятностью перевод на удаленную работу будет временной мерой, поэтому в дополнительном соглашении рекомендуется сразу урегулировать вопрос о порядке возврата сотрудников на работу в офис. Возвращение к офисной работе также повлечет за собой изменение условий труда (которое также потребует согласия обеих сторон), и лучше будет этот момент заранее продумать и согласовать с работником. Сроки действия условия о дистанционной работе могут быть увязаны с решениями органов государственной власти. Например, для г.Москвы можно ориентироваться на период действия Указа мэра города от 05.03.2020 №12-УМ «О введении режима повышенной готовности».

Действие настоящего дополнительного соглашения к трудовому договору распространяется на период неблагоприятной эпидемиологической обстановки в г. … и завершается после … [указание на событие, на основании которого прекращается режим дистанционной работы]

- определить иные моменты, которые работодатель и работник пожелают зафиксировать в отношении дистанционной работы.

Шаг 5.

Ознакомление всех сотрудников (не только дистанционных) с тем, какие сотрудники и с какого момента переходят на удаленный режим работы. Ознакомление сотрудников, остающихся в офисе, с порядком взаимодействия с удаленными сотрудниками.

Шаг 6.

Знакомим (под подпись) работников, переходящих на удаленную работу, с регламентами и требованиями к удаленному исполнению должностных обязанностей. Передаем работникам (в бумажном или электронном виде) все необходимые инструкции. Если в организации ранее не было опыта дистанционной работы сотрудников, то желательно сразу предупредить о том, что данные документы будут актуализироваться и дополняться в процессе работы.

Самыми важными моментами здесь будут определение порядка взаимодействия работника и работодателя при постановке задач и их выполнении. Здесь нужно продумать форму доведения задач до работника, получение от него отчета о проделанной работе, если результат работы не может быть сразу увиден и оценен. Работодатель вправе определить для дистанционного работника порядок, форму и периодичность такой отчетности (ст.312.3 ТК РФ).

Также работодатель обязан ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными им.

Шаг 7.

Если необходимо, передаем работникам необходимую технику (ноутбуки и т.п.) для осуществления удаленной работы. Такая передача может быть оформлена двусторонним актом.

Заключаем с сотрудником договора о материальной ответственности в отношении переданного ему имущества.

Шаг 8.

Налаживаем электронное взаимодействие с удаленными сотрудниками.

Осуществление иных необходимых мер, обеспечивающих эффективное удаленное взаимодействие (например, получение электронных подписей, настройка удаленного доступа, общих чатов/каналов связи и т.п.). Обеспечиваем защиту безопасности данных при удаленной работе, настраиваем доступ к внутренним базам данных и другим аналогичным ресурсам. При необходимости обеспечиваем работников необходимыми средствами идентификации (электронными ключами, электронными подписями).

Внимание! Начала работу горячая линия по вопросам организации дистанционной работы

В заключение информируем о том, что 18 марта 2020 г. Сбербанк запустил бесплатную Всероссийскую горячую линию по организации дистанционной работы. По единому телефону 8-800-700-94-82 можно получить консультацию по любым вопросам организации дистанционной работы. Консультацию могут получить и граждане, и организации. Режим работы горячей линии – 24/5 (круглосуточно в будние дни).

Данная информация размещена на сайте мэра Москвы www.mos.ru

https://www.mos.ru/city/projects/stayhome/