09.04.2024

Можно ли использовать копии первичных учетных документов для отражения в учете операций при отсутствии оригиналов этих документов?

Вопрос:

Обязательно ли собирать с поставщиков оригиналы документов, поскольку почти все счета, УПД, ТОГР-12 и счет-фактуры у нас скан-копии. Если вдруг встречная или выездная проверка из налоговой, будут ли у них вопросы про отсутствующие оригиналы документов?

 

Ответ:

Бухгалтерский учет ведется на основании оригиналов первичных учетных документов (ч. 2, 5 ст. 9, ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Если первичный документ отсутствует, то подтвердить факт совершения сделки (операции) незаверенной копией документа, в том числе его электронным образом - скан-копией, фотокопией, обычно нельзя. Такой вывод подтверждается Письмами Минфина России от 08.12.2021 N 03-03-07/99864, от 02.10.2020 N 03-03-06/1/86376, от 13.02.2020 N 03-03-06/1/9882.

Скан-образ первичного учетного документа можно использовать в бухгалтерском учете, но в исключительных случаях. При этом руководитель экономического субъекта должен обеспечить соблюдение требований к первичным документам (Письма Минфина России от 20.11.2020 N 03-03-06/3/101451, ФНС России от 26.02.2021 N СД-4-3/2476). Это значит, что принятие к бухгалтерскому учету скан-образов рассматривается как временная мера, необходимая для своевременного отражения фактов хозяйственной жизни. В дальнейшем потребуются оригиналы, для их поступления в организацию надо использовать все имеющиеся возможности.

 

Дополнительная информация:

Готовое решение: Как организовать документооборот для целей бухгалтерского учета по ФСБУ 27/2021

Готовое решение: Сроки хранения документов по налогам и страховым взносам

 

Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».

Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.