13.04.2021

Какие документы использовать при смене фамилии работника?

Вопрос:

Какие документы использовать при смене фамилии работника? Приоритет - паспорт или свидетельство о браке?

 

Ответ:

Если фамилия была изменена при вступлении в брак, подтвердить это возможно, как правило, свидетельством о браке. Соответственно работник приносит вам, кроме нового паспорта обязательно и свидетельство о браке.

При изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на соответствующее свидетельство о браке, так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе. Если одного документа недостаточно, ссылка делается на оба.

По нашему мнению, приоритетный документ при смене фамилии в связи со вступлением в брак - это свидетельство о браке, ведь паспорт работник меняет именно на основании свидетельства о браке. Соответственно, работодатель вправе внести изменения в 1С и кадровые документы работника только после получения от работника документов (свидетельства о браке и нового паспорта, либо если новый паспорт пока не получен, можно внести изменения на основании свидетельства о браке).

 

Обоснование:

В силу ст. 8 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (далее - Закон N 143-ФЗ) свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния выдается в удостоверение факта государственной регистрации акта гражданского состояния.

В соответствии со ст. 29 Закона N 143-ФЗ запись акта о заключении брака содержит, в частности, следующие сведения: Ф.И.О., дату и место рождения, возраст, гражданство; дату составления и номер записи акта о заключении брака; серию и номер выданного свидетельства о браке и прочие сведения.

Согласно ст. 30 Закона N 143-ФЗ свидетельство о заключении брака содержит, в частности, следующие сведения: Ф.И.О., дату и место рождения; дату заключения брака; дату составления и номер записи акта о заключении брака; место государственной регистрации заключения брака (наименование органа записи актов гражданского состояния) и дату выдачи свидетельства о заключении брака.

Таким образом, свидетельство о заключении брака выдают на основании записи акта о заключении брака, то есть оно вторично по отношению к акту о заключении брака.

В соответствии с п. 1 ст. 28 Закона N 143-ФЗ при государственной регистрации заключения брака супругами в записи акта о заключении брака по выбору супругов записывается общая фамилия супругов или добрачная фамилия каждого из супругов. Согласно п. 2 ст. 28 Закона N 143-ФЗ в качестве общей фамилии супругов может быть записана фамилия одного из супругов или, если иное не предусмотрено законом субъекта Российской Федерации, фамилия, образованная посредством присоединения фамилии жены к фамилии мужа.

Исходя из положений п. 12 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 (далее - Положение), одним из оснований для замены паспорта является изменение гражданином в установленном порядке фамилии.

Пунктом 15 Положения установлено, что документы и личные фотографии для замены паспорта должны быть сданы гражданином в территориальный орган ФМС России не позднее 30 дней после изменения гражданином фамилии, произведенного, в частности, при вступлении в брак.

Таким образом, паспорт становится недействительным через 30 дней со дня регистрации брака (также см., например, Постановление Московского городского суда от 16.12.2013 N 4а-2738/13).

По факту смены сотрудником фамилии работодателю надо издать кадровый приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак. Чтобы оформить приказ о смене фамилии после замужества, устного сообщения сотрудницы об изменении фамилии недостаточно. Она должна представить оригиналы документов, которые подтверждают смену личных данных. Такими документами являются:

- паспорт, в котором указана новая фамилия сотрудницы;

- свидетельство о заключении брака;

Не запрещается взять у работницы заявление об изменении фамилии. По закону его оформлять необязательно, но так у работодателя будет дополнительное письменное основание для издания приказа о смене фамилии работника. При этом в заявлении работница указывает причину смены данных и реквизиты документов, которые ее подтверждают.

 

Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».

Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.