01.02.2021

Как подписать УПД покупателю?

Вопрос:

Подписи в УПД со стороны покупателя обязательны и в 15 и в 18 строках. Или можно расписаться только в 15?

 

Ответ:

Строки 15 и 18 должны быть заполнены в соответствии с требованиями к первичным документам (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ) и в соответствии с Рекомендациями ФНС по заполнению отдельных реквизитов формы УПД (Приложение №3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

Возможно отсутствие подписи по строке 18, если руководитель покупателя назначил приказом (или иным документом) лицом, ответственным за оформление сделки, то же лицо, которое расписалось по строке 15. В этом случае в строке 18 заполняются сведения о должности и ФИО ответственного лица без повторения подписи (письмо ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@).

 

Обоснование:

Универсальный передаточный документ (УПД) - это документ, который объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ. Он также может использоваться только как первичный учетный документ для оформления различных фактов хозяйственной жизни.

Применять УПД не обязательно. Вы можете использовать его для упрощения своего документооборота. Ведь вместо счета-фактуры и первичного документа можно оформить один документ - УПД. Он дает покупателю право на вычет по НДС, заменяя счет-фактуру, и подтверждает обоснованность расходов при расчете налога на прибыль (и других налогов). Это следует из Писем ФНС России от 05.06.2017 N ЕД-4-15/10623, от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@.

Порядок заполнения УПД зависит от его статуса:

•             УПД со статусом "1" - заменяет одновременно счет-фактуру и первичный учетный документ. Заполните в нем обязательные реквизиты счета-фактуры и первичного документа;

•             УПД со статусом "2" - заменяет только первичный документ. Заполните в нем реквизиты, обязательные для первичного учетного документа. Остальные реквизиты заполнять не нужно.

УПД со стороны покупателя подписывают:

•             лицо, уполномоченное на получение товаров (работ, услуг), в строке [15];

•             лицо, ответственное за правильность оформления операции, в строке [18].

В строке 18 УПД указываются должность лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни (сделки, операции) со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка 15), то в данной строке могут заполняться только сведения о должности и Ф.И.О. без повторения подписи (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ, Приложение N 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры").

ФНС России в вышеуказанном Письме отмечает, что данные лица должны быть назначены согласно соответствующим распорядительным документам организации.

Иных требований к определению лиц, ответственных за оформление сделки, в Письме не содержится.

Между тем лица, ответственные за оформление сделки и оформление свершившегося события, поименованы в п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

При этом перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Так как форма УПД используется в качестве первичного документа (Письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@), исходя из вышеизложенного именно руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером определяет, какое лицо и какой должности будет являться лицом, ответственным за оформление сделки.

Предоставление полномочий на подписание документов может быть оформлено в виде:

•             распорядительного документа (приказа, распоряжения, внутреннего положения о праве подписи на документах);

•             либо доверенности от имени организации.

Также положение об уполномоченных лицах, имеющих право подписи первичных документов в подтверждение исполнения договора (например, товарных накладных, актов), можно закрепить в договоре или приложении к нему. В случае оформления приказа о праве подписи, необходимо учесть, что в отличие от доверенности он не имеет срока действия и изменяется по мере необходимости. В приказе достаточно указать категории документов, подписанта (подписантов) с указанием фамилии, имени, отчества, должности, а также желательно привести образец подписи ответственного лица.

 

Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».

Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.