02.04.2020

Затраты стоимости билетов, как командировочные.

Вопрос:

Сотрудник направлен в командировку, с понедельника по пятницу, там он решает остаться на выходные и возвращается домой в воскресенье. Вопрос: Принимается на затраты стоимость билетов? Возникает ли доход у сотрудника, в обратной части билета?

Подробно: дело в том, что изначально был приобретен билет сотруднику с возвращением в срок командирования, потом в связи с тем, что сотрудник решил остаться в месте командирования, билет обратный сдали, приобрели новый билет. Т.к. новый обратный билет стоит дороже, как учитывать разницу? Также получен штраф от авиакомпании за возврат старого билета, мы должны удержать из сотрудника?

Ответ:

Стоимость нового обратного билета можно признать в составе командировочных расходов при условии, что перенос даты обратной поездки произведен с разрешения руководителя. Обязанности по взысканию суммы штрафа с работника у работодателя нет. Но поскольку работодатель несет дополнительные затраты в связи с переносом поездки по желанию работника, работодатель может одновременно согласовать с работником порядок возмещения суммы штрафа от авиакомпании.

Обоснование:

Командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ).

Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя (п.3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) (далее - Положение N 749).

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п.4 Положения N 749). Срок командировки указывается в Приказе о направлении работника в командировку (форма № Т-9).

Таким образом, поскольку командировка является служебной поездкой по распоряжению работодателя и срок командировки определяет именно работодатель с целью выполнения определенного служебного поручения, желание работника остаться в месте командировки на выходные дни не меняет срок командировки. Днем окончания командировки работника является последний день, обозначенный в приказе (пятница) (Письмо Минфина РФ от 10.03.2006 N 03-05-01-04/54).

На основании ст.ст. 167, 168 ТК РФ и п. 11 Положения N 749 при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в частности, расходов по проезду.

По общему правилу порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Законодательно прямо не урегулирован вопрос о возмещении командировочных расходов и порядке действий сторон в ситуации, когда работник решает остаться в месте командировки на выходные дни и меняет билеты.

С нашей точки зрения, поскольку расходы на обратный проезд у работодателя возникают в любом случае, перенос даты обратной поездки в связи с проведением выходных в месте командировки, в целом, не влияет на характер указанных расходов - они по-прежнему являются командировочными расходами и, соответственно, стоимость нового билета в полном размере подлежит возмещению.

По разъяснениям Минфина, расходы на приобретение проездного билета для проезда из места командировки к месту постоянной работы в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. При этом по мнению ведомства указанные расходы включаются в налоговую базу по налогу на прибыль, если задержка выезда командированного из места командировки произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов (Письмо Минфина России от 13.06.2017 N 03-03-РЗ/36418, п.2 Письма Минфина России от 11.08.2014 N 03-03-10/39800, Письмо Минфина России от 20.06.2014 N 03-03-РЗ/29687 и др.).

Таким образом, поскольку работник, имея право свободно использовать свои дни отдыха, тем не менее находится в месте командировки, в которое он направился не по собственному желанию, а по распоряжению работодателя, перенос даты обратной поездки рекомендуется согласовать с руководителем. В частности, работник может написать на имя руководителя заявление с просьбой перенести дату обратного выезда в связи с проведением выходных дней в месте командировки. Руководителю, в свою очередь, рекомендуется сделать разрешительную надпись непосредственно на заявлении или издать отдельный приказ о том, что перенос даты выезда по заявлению работника разрешен руководителем. Заявление работника будет также служить дополнительным обоснованием того, что выходные дни не входят в срок командировки и, соответственно, не подлежат оплате (проживание, суточные и т.д.).

Кроме того, по разъяснениям Минфина, если работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды для целей НДФЛ (Письма Минфина России от 22.02.2019 N 03-04-06/11746, от 21.03.2017 N 03-04-06/16282, от 20.06.2014 N 03-03-РЗ/29687, п.1 Письма Минфина России от 07.08.2012 N 03-04-06/6-221 и др.). Соответственно, уплачивать НДФЛ с оплаты проезда не придется.

Аналогична ситуация и со страховыми взносами: возвращение работника из командировки в выходной день в связи с проведением выходных дней в месте командировки не влияет на характер расходов на обратный проезд, квалифицируемых в качестве командировочных. Поэтому оплата проезда не облагается страховыми взносам по общим правилам согласно п.2 ст.422 НК РФ.

Что касается штрафа за возврат билетов, то с нашей точки зрения, поскольку возврат билетов произведен не по объективным причинам (то есть не в силу производственной необходимости), а в связи с желанием работника остаться на выходные в месте командировки, расходы не являются экономически обоснованными и, соответственно, не должны признаваться при налогообложении прибыли (п.1 ст.252 НК РФ).

Сумма штрафа, которую компании пришлось уплатить из-за действий работника, фактически приводит к дополнительным затратам работодателя.

В силу ст.238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

По общему правилу за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст.241 ТК РФ). До принятия решения о возмещении ущерба работодатель должен провести проверку для установления размера ущерба и истребовать от работников письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба (ст.247 ТК РФ). Однако в силу ст.240 ТК РФ работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (ст.240 ТК РФ). При этом подобные суммы не образуют объекта налогообложения по НДФЛ и страховым взносам (Письмо Минфина России от 20.10.2017 N 03-04-06/68917).

Таким образом, решение о взыскании суммы причиненного ущерба работодатель принимает самостоятельно, с учетом конкретных обстоятельств. Если работодатель намерен взыскать ущерб, то во избежание споров с работником, при согласовании переноса даты обратной поездки рекомендуется одновременно согласовать с работником порядок возмещения суммы штрафа.