Вопрос:
В связи с производственной необходимостью, руководитель отдела вместе со своим отделом (пять сотрудников) посетили тематическую выставку. Для этого ему выдавалась сумма денежных средств в размере 265 000 руб. для приобретения билетов на выставку, а также специализированной литературы. В итоге он оформил единый авансовый отчет и приложил подтверждающие документы. Можно ли в данном случае оформить один авансовый отчет или нужно, чтобы каждый сотрудник отчитался?
Ответ: В общеустановленном порядке, выдать деньги под отчет можно любому работнику. Не работнику деньги под отчет выдают, только если с ним заключен ГПД. Приказ об утверждении списка подотчетников не обязателен, но если вам так удобнее, можете его оформить (Письмо ЦБ от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859). При этом, передавать подотчетные деньги от одного лица другому нельзя.
Подотчетное лицо должно отчитаться о выданных ему денежных средствах. Для этого ему необходимо предъявить авансовый отчет в срок, установленный руководителем организации (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).
Лимит расчетов наличными на выдачу под отчет не распространяется, однако подотчетник должен соблюдать это ограничение при расчетах с организациями и ИП. Так лимит расчетов наличными с организациями и ИП составляет 100 000 руб. по одному договору. Лимит расчетов наличными между юридическим и физическим лицом не установлен.
Сроки и порядок выдачи денег, сдачи авансового отчета, возврата неизрасходованных сумм и возмещения перерасхода устанавливает руководитель. Их можно закрепить в ЛНА - Положении о расчетах с подотчетными лицами.
Таким образом, по нашему мнению, если руководитель отдела является подотчетным лицом, то он должен подготовить авансовый отчет и отчитаться за всю полученную им сумму, приложив подтверждающие документы. При этом прикладывать к своему авансовому отчету документы на платежи, осуществленные другими лицами, сотрудник не вправе. В качестве дополнения, можно подготовить приказ (распоряжение) о назначении руководителя отдела ответственным лицом и перечислить список участников-сотрудников.
Дополнительная информация:
Типовая ситуация: Подотчет: кому выдавать, как оформить и учесть)
Готовое решение: Как выдать деньги под отчет и отразить расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете
Готовое решение: Порядок заполнения и представления авансового отчета
Вопрос: Как провести аудит расчетов с подотчетными лицами?
Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».
Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.
