Вопрос:
Российская организация ведет свою деятельность уже более 5 лет. Со временем в архиве накопилось большое количество бухгалтерских и налоговых документов. Обязанности проведения аудиторской проверки нет. Однако, руководство планирует прибегнуть к услугам независимой аудиторской компании, поскольку налоговой проверки пока еще не было.
Можно ли уничтожать бухгалтерские и налоговые документы после истечения срока их хранения, если не была проведена налоговая и аудиторская проверка?
Ответ:
Сроки хранения документов регламентированы во многих нормативных правовых актах, в частности: в ст. 23 НК РФ; Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236; Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Росархива от 28.12.2021 N 142.
Так, налогоплательщики по общему правилу обязаны в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Уничтожение документов с истекшим сроком хранения регулируется, в частности: Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77.
Отметим, Федеральное архивное агентство в своем письме от 26.03.2024 № 7/905 указало, что примечание "При условии проведения проверки" к статьям 276 и 277 Перечня, утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236, означает, что указанные в вышеназванных статьях документы выделяются к уничтожению после истечения срока их временного хранения при условии проведения проверок налоговыми и другими органами, наделенными законодательством РФ соответствующими полномочиями, а также аудиторских проверок, проводимых в соответствии с действующим законодательством.
При этом, специалист ФНС (Григоренко Екатерина Сергеевна, советник государственной гражданской службы РФ 2 класса) дала разъяснения, сколько же необходимо хранить документы с такой пометкой, чтобы не быть оштрафованными ИФНС: «новый Перечень Росархива (утв. приказом от 20 декабря 2019 г. N 236) типовых управленческих архивных документов в отношении отдельных документов в строке со сроком их хранения содержит пометку "при условии проведения проверки". Обязанности хранить документы бессрочно в том случае, если проверка не проводилась, она не подразумевает. Таким образом, хранить документы с пометкой "при условии проведения проверки" бессрочно с целью "не быть оштрафованными ИФНС" смысла нет. Соблюдайте установленные законодательством предельные сроки хранения документов - и проблем не будет.»
Следовательно, отсутствие проведения налоговой и/или аудиторской проверок не является основанием для продления сроков хранения документов до их проведения.
Таким образом, полагаем, что организация может уничтожить документы с истекшим сроком хранения, при условии соблюдения законодательства РФ (нормативных правовых актов). Обращаем внимание, факт уничтожения документов должен быть документально подтвержден.
Дополнительная информация:
Готовое решение: Каков порядок уничтожения документов в связи с истечением срока их хранения в архиве (структурном подразделении) организации
Готовое решение: Порядок уничтожения бухгалтерских документов
Типовая ситуация: Бухгалтерские и кадровые документы: сроки хранения и уничтожение
Готовое решение: Какие правила предусмотрены для формирования дел и подготовки к передаче на архивное хранение дел, электронных и аудиовизуальных документов
Статья: Новые сроки хранения документов: что изменилось для бухгалтера и кадровика (Кравченко И.В.) ("Главная книга", 2020, N 13)
Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».
Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.
