Вопрос:
Сотрудник отправился в командировку на машине своего друга. Принес чеки на бензин и просит возместить ему расходы. Никаких документально оформленных договоров аренды не было. Можем ли мы принять такие расходы, какими документами это оформляется?
Ответ:
В соответствии с п.6 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 N 501 в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, билеты и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта) (далее - проездные документы).
Таким образом, полагаем, автомобиль в командировке может быть не в собственности у работника. Согласно судебной практике под личным имуществом работника понимается не только имущество, находящееся у него на праве собственности, но и имущество, находящееся у него на любом законном основании, в частности на основании доверенности (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 N 309-КГ15-8423).
В данном случае, для получения компенсации за использование автомобиля своего друга в служебной командировке необходимо в дополнение к обычно представляемым документам, представление указанным работником работодателю свидетельства о регистрации транспортного средства, на котором работник ездил в командировку, а также доверенности на имя работника, выданную собственником автомобиля (другом работника).
Соответственно, если командированный работник представит вышеуказанные документы работодателю, то оснований для отказа ему в выплате возмещения расходов на командировку, по нашему мнению не имеется.
Дополнительная информация:
Постановление Правительства РФ от 16.04.2025 N 501 "Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки"
Готовое решение: Как оформить использование личного автомобиля работника в командировке
Вопрос: ...Об учете для целей налога на прибыль расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных автомобилей при работе по совместительству. (Письмо Минфина РФ от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140)
Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».
Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.
