Вопрос:
Между организациями подписано соглашение об ЭДО. Можно ли в данном случае обмениваться как электронными, так и бумажными первичными документами. К примеру, в апреле направить в рамках ЭДО электронный УПД, а в мае, составить и передать УПД в бумажном виде (разные поставки)?
Ответ:
ЭДО - это способ организации работы с документами, когда они формируются в электронном виде (без использования бумажных носителей) и передаются по ТКС.
Вы должны определить, как будете обмениваться с контрагентом документами - через оператора системы электронного документооборота (ЭДО) или иным способом. Такой выбор возможен как в силу свободы договора (ст. 421 Гражданского кодекса РФ (далее - ГК РФ), так и в силу п. 1.3 «Методических рекомендаций по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами».
Универсальный передаточный документ (УПД) - это документ, который объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ. Он также может использоваться только как первичный учетный документ для оформления различных фактов хозяйственной жизни.
Следует отметить, что первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа с электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Иными словами, указанная норма позволяет составлять первичные учетные документы и в бумажном, и в электроном виде одновременно.
Наличие заключенного между сторонами соглашения об ЭДО не препятствует выставлению УПД и на бумажном носителе, поскольку, прямого запрета и (или) ограничений на это действующее законодательство не содержит. Косвенно данный вывод следует из Письма ФНС России от 17.06.2013 N ЕД-4-3/10769, Письма Минфина России от 12.09.2013 N 03-07-09/37682.
При этом, как следует из вопроса, обмен документами по ЭДО согласован договором.
В соответствии со ст. 309 ГК РФ обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства и требованиями закона, иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований - в соответствии с обычаями или иными обычно предъявляемыми требованиями.
Поэтому, если в соглашении об ЭДО не установлено запрета на использование бумажных документов наряду с электронными, то стороны вправе обмениваться и бумажными УПД.
Однако, этот момент целесообразно также согласовать в договоре об ЭДО, в противном случае, у контрагента будут все основания не принимать документы, составленные и направленные ему в бумажном виде.
Обоснование:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПИСЬМО
от 17 июня 2013 г. N ЕД-4-3/10769
(извлечение)
Федеральная налоговая служба, рассмотрев обращения о порядке выставления счетов-фактур в электронном виде, сообщает следующее.
По вопросу 5
Согласно п. 2 ст. 93 Кодекса в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
По вопросу 6 (обращение налогоплательщика от 03.06.2013 N 04-02/27)
Наличие заключенного между сторонами сделки соглашения об электронном документообороте в части счетов-фактур не препятствует выставлению счета-фактуры на бумажном носителе. При этом одновременное (повторное) выставление счета-фактуры в электронном виде не производится.
Действительный
государственный советник
Российской Федерации
3 класса
Д.В.ЕГОРОВ
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 12 сентября 2013 г. N 03-07-09/37682
В связи с письмом по вопросу выставления счетов-фактур на бумажном носителе Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает.
В соответствии с п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. При этом счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.
Пунктом 4 разд. II Приложения N 3, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137, установлено, что, в случае если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде, допускается составление продавцом такого счета-фактуры на бумажном носителе.
Таким образом, наличие между сторонами сделки соглашения об электронном документообороте в части счетов-фактур не препятствует выставлению счетов-фактур на бумажном носителе.
Настоящее письмо не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. В соответствии с Письмом Минфина России от 07.08.2007 N 03-02-07/2-138 направляемое письмо Департамента имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
Н.А.КОМОВА
Дополнительная информация:
Типовая ситуация: Как организовать ЭДО с контрагентами
Статья: В каком формате обмениваться документами с контрагентами через ЭДО
Вопрос: Допустим ли комбинированный способ взаимодействия между юридическими лицами: часть документов по договору (в том числе товарных накладных, актов сверок, актов взаимозачета) подписывается на бумажном носителе, а часть - электронно?
Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».
Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно
