Вопрос:
Сотрудник купил расходные материалы для нужд учреждения. Затем подал служебную записку на компенсацию затрат и приложил кассовый чек без товарной накладной (поставщик не предоставил накладную). Вправе ли учреждение в рамках 223-ФЗ компенсировать затраты без товарной накладной?
Ответ:
Отношения, связанные с возмещением работникам в денежной форме расходов, понесенных с целью оплаты товаров, работ, услуг в интересах организации, или предоставление под отчет работникам средств на приобретение товаров, работ, услуг в интересах организации являются закупкой в понимании Федерального закона т 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" (далее – Закон N 223-ФЗ) (Письмо Минэкономразвития России от 08.04.2016 N Д28и-870).
Порядок заключения договоров, осуществляемых через подотчетных лиц за наличный расчет, заказчик должен самостоятельно определить в своем положении о закупке, так как Законом N 223-ФЗ данный вопрос не урегулирован.
Закупкой следует считать кассовый чек, товарный чек, квитанцию об оплате или иной документ, подтверждающий оплату товара (работы, услуги) (Письмо Минэкономразвития России от 15.06.2016 N Д28и-1489).
Таким образом, кассовый чек без товарной накладной может быть документом, подтверждающим факт закупки, а значит, работнику могут быть компенсированы его расходы (если иное не установлено положением о закупках).
При этом, вне зависимости от того, осуществляете ли вы закупки на основании Федеральный закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее – Закон N 44-ФЗ) или Закона N 223-ФЗ, вам необходимо заполнить ряд документов по установленным формам.
Если вы оформляете документы в электронном виде, заполните:
1) заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0510521) или можете оформить заявку-обоснование по форме 0504518;
2) отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).
Обратите внимание, что заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518) применяется только при закупке на основании п. п. 4, 5, 28 ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ, а также если малая закупка производится через единого агрегатора торговли (ЕАТ). Заявка-обоснование по форме 0510521 универсальна и ограничений по ее применению нет.
Если вы оформляете документы на бумажном носителе, оформите:
- приказ (распоряжение) о выдаче подотчетных сумм. Такой приказ (распоряжение) оформляется на основании заявления подотчетного лица;
- отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) (Письмо Минфина России от 13.05.2022 N 02-06-09/44419).
При ведении расчетов с подотчетными лицами и выдаче подотчетных сумм соблюдайте общие требования. Также учтите некоторые особенности, предусмотренные для порядка выдачи денежных средств под отчет на банковские карты.
Обоснование:
МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 15 июня 2016 г. N Д28и-1489
Департамент развития контрактной системы Минэкономразвития России рассмотрел обращение по вопросам о разъяснении норм Федерального закона от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" (далее - Закон N 223-ФЗ) и сообщает следующее.
Закон N 223-ФЗ не определяет способов закупки, условий их применения и порядка проведения. Указанные вопросы должны быть урегулированы в утверждаемом заказчиком положении о закупке.
Согласно статье 158 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ) гражданско-правовой договор может заключаться в устной и письменной формах.
В соответствии со статьей 493 ГК РФ установлено, что, если иное не предусмотрено законом или договором розничной купли-продажи, в том числе условиями формуляров или иных стандартных форм, к которым присоединяется покупатель (статья 428 ГК РФ), договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара.
С учетом изложенного закупкой в указанном в обращении случае следует считать кассовый чек, товарный чек, квитанцию об оплате или иной документ, подтверждающий оплату товара (работы, услуги). Следовательно, датой закупки будет считаться дата, указанная в документе, подтверждающем оплату товара (работы, услуги).
В соответствии с частью 19 статьи 4 Закона N 223-ФЗ заказчик не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем, размещает в единой информационной системе сведения о количестве и общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки товаров, работ, услуг.
Вместе с тем в сведения о количестве и общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки товаров, работ, услуг, включается информация обо всех договорах, заключенных заказчиком в соответствии с Законом N 223-ФЗ, в том числе показываются закупки, совершенные путем оплаты счетов, за наличный расчет, закупки, оплаченные кассовыми и товарными чеками.
Также обращаем внимание, что злоупотребление правом закупки у единственного поставщика может повлечь нарушение норм Федерального закона от 26 июля 2006 г. N 135-ФЗ "О защите конкуренции".
Таким образом, по мнению Департамента, порядок заключения договоров, осуществляемых через подотчетных лиц за наличный расчет, заказчик должен самостоятельно определить в своем положении о закупке.
Одновременно Департамент развития контрактной системы Минэкономразвития России обращает внимание, что юридическую силу имеют разъяснения органа государственной власти, в случае если данный орган наделен в соответствии с законодательством Российской Федерации специальной компетенцией издавать разъяснения по применению положений нормативных правовых актов. Минэкономразвития России - федеральный орган исполнительной власти, действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе Положением о Министерстве, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 437, не наделенный компетенцией по разъяснению законодательства Российской Федерации.
Дополнительная информация:
Готовое решение: Какие особенности учесть заказчику при закупке малого объема (до 100 тыс. руб. или 500 тыс. руб.) по Закону N 223-ФЗ
Готовое решение: В каком порядке осуществляются закупки через подотчетное лицо по Законам N N 44-ФЗ и 223-ФЗ
Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».
Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.
