Книги учета трудовых книжек не подпадают под электронный документооборот

Часть 3 ст.22.1 ТК РФ прямо не исключает возможности применения электронного документооборота в отношении книги учета движения трудовых книжек и книги учета бланков трудовых книжек. Но Минтруд считает, что электронный документооборот не распространяется на указанные книги.

В части 2 ст.22.1 ТК РФ прописано, что положения ст.ст. 22.1-22.3 ТК РФ об электронном документообороте в сфере трудовых отношений применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными НМА в сфере трудового права предусмотрено:

·         оформление на бумажном носителе

·         и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись

Книги (журналы) по учету движения трудовых книжек и книги (журналы) по учету бланков трудовых книжек не являются документами, в отношении которых предусмотрено оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ним работника в письменной форме. Соответственно, указанные книги, по мнению Минтруда, не подпадают под действие требований, предусмотренных ст.ст. 22.1-22.3 ТК РФ. Одновременно ведомство напоминает, что эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации (ИП) и печатью организации (при наличии).

С нашей стороны добавим, что в отношении тех трудовых книжек, которые ведутся в электронном виде, внесение записей о них в книгу учета трудовых книжек законодательно не предусмотрено. Соответствующие сведения собирает и хранит у себя СФР. Работодатель лишь делает в книге запись о выдаче бумажной трудовой книжки на руки работнику в связи с переходом на электронные сведения (см. Письмо Минтруда от 12.02.2020 N 14-2/В-150).

Письмо Минтруда России от 05.10.2023 N 14-6/ООГ-6245