Обновили правила хранения и учета архивных документов

В настоящее время действуют правила хранения архивных документов, утвержденные Минкультуры (Приказ от 31.03.2015 N 526). Но соответствующих полномочий у ведомства давно нет – теперь регулированием архивной деятельности занимается Росархив (Указ Президента от 22.06.2016 N 293, Постановление Правительства РФ от 28.06.2016 N 596). Поэтому правила работы с архивными документами переутвердили. Новый документ начнет действовать с 17 сентября 2023 года.

Как и сейчас, обычные организации вправе, но не обязаны создавать архив. Обязанность есть только у госорганов и органов местного самоуправления. Вместе с тем все указанные лица, в том числе организации, обязаны хранить архивные документы. Под архивными документами понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п.2 ст.3 Закона об архивном деле). Иными словами, все документы, которые должны какое-то время храниться в организации в силу их определенной значимости (в том числе кадровые документы, первичка, налоговые документы), относятся к архивным. Но обычные организации могут организовать их хранение как с созданием архива, так и без него.

Архив создается как структурного подразделения или подразделение в составе структурного подразделения. Госорганы могут создавать архив в виде отдельного юрлица. Также допускается возложить обязанности по хранению и учету архивных документов на конкретного работника (работник архива /лицо, ответственное за архив). Деятельность архива регламентируется локальными нормативными актами. Обычные организации вправе заключить договор возмездного оказания услуг со сторонней организацией, для которой архивное хранение документов является уставной деятельностью.

В новом порядке есть особенности хранения электронных архивных документов. Для этого используется специальная система хранения электронных документов (СХЭД) и/или физически обособленные носители. Обычные организации при хранении документов в СХЭД могут воспользоваться услугами третьих сторон.

Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77

Приказ Минкультуры России от 08.08.2023 N 2367