В кадровых документах нельзя использовать факсимильную подпись

Генеральный директор часто отсутствует, в связи с чем по его распоряжению в кадровых документах используется факсимильная подпись. Минтруд указал, что так делать нельзя.

По разъяснениям ведомства, в действующем законодательстве отсутствует определение понятия "факсимиле" и не определен статус таких документа. При этом следует учитывать, что возможность использования факсимильной подписи в кадровых документах, в том числе в трудовых договорах, законодательством не предусмотрена.

Трудовой договор работодатель должен подписать лично. В кадровых документах допускается использовать электронную подпись, но факсимильную – нет. В соответствии с п.4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 реквизит "Подпись" включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).

С нашей стороны добавим, что факсимильная подпись допускается ГК РФ при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п.2 ст.160 ГК РФ). Однако ГК РФ не регулирует трудовые отношения, поэтому данная норма не применяется к кадровым документам. Дополнительно об использовании факсимильной подписи рекомендуем Готовое решение: Что такое факсимиле и когда его можно использовать.

Письмо Минтруда России от 15.03.2023 N 14-6/ООГ-1863