30.11.2021

Компенсация расходов на мобильную связь

Работники организаций часто используют в служебных целях свои мобильные телефоны. Удаленная работа, работа с разъездным характером, руководящие должности – все это может требовать постоянной мобильной связи, необходимость которой диктуется интересами работодателя. Вполне справедливо, что работник, у которого возникают расходы на служебную мобильную связь, вправе требовать компенсации.

 

Право на такую компенсацию следует из ст.188 ТК РФ, согласно которой при использовании работником личного имущества в служебных целях (с ведома или согласия работодателя) ему выплачивается компенсация за использование технических средств, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Выплата работнику такого рода компенсаций не облагается НДФЛ (п.1 ст.217 НК РФ) и страховыми взносами (пп.2 п.1 ст.422 НК РФ). Здесь нужно понимать, что компенсация предполагает возмещение фактических расходов, понесенных в интересах работодателя. Поэтому в ситуации, когда работник использует мобильный телефон в том числе в личных целях, очень важно корректно определить сумму, подлежащую возмещению. Особенно в случае, когда работник использует мобильный телефон в том числе для личных переговоров.

Минфин в Письме от 30.09.2021 №03-04-05/79075 уточнил, что освобождение компенсации от обложения НДФЛ применяется при наличии в организации документов (копий), которые в зависимости от вида компенсации подтверждают фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также суммы расходов, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Вместе с тем использование работником организации мобильной связи, стоимость которой оплачена работодателем, в личных целях приводит возникновению у такого физического лица дохода в натуральной форме, подлежащего обложению НДФЛ в порядке, предусмотренном статьей 211 НК РФ.

Подобный подход говорит о том, что установление работнику компенсации за мобильную связь в виде «ХХХ рублей в месяц» может оказаться недостаточным, особенно если речь идет о личном телефоне работника. Здесь не виден ни размер фактически понесенных работником расходов, ни хотя бы его экономически обоснованный порядок расчета. В таком случае велика вероятность того, что налоговый орган откажется считать данную сумму компенсацией в целях налогообложения, что может повлечь за собой начисление НДФЛ и страховых взносов с нее.

Также в случае, когда работодатель самостоятельно оплачивает работнику мобильную связь, необходимо иметь возможность каким-то образом подтвердить, что телефонные переговоры работника осуществлялись в служебных целях. В противном случае, если доказать служебный характер телефонных разговоров организации не удастся, проверяющие могут вменить работнику получение дохода и исчислить НДФЛ. Поэтому в корректном разделении расходов на связь на «свои» и «рабочие», по идее, должен быть заинтересован и сам работник.

Наилучшим вариантом подтверждения фактически понесенных расходов на мобильную связь традиционно является счет оператора с детализацией телефонных переговоров по номерам. Необходимость представления работником такой детализации, судя по имеющейся арбитражной практике, является вопросом неоднозначным. Однако это практически единственный способ надежно определить долю служебных переговоров работника в общем времени связи. Остальные варианты документального подтверждения расходов на мобильную связь, даже если предполагают какой-то обоснованный механизм расчета «служебной» части, в любом случае приблизительны, а значит могут вызвать вопросы у проверяющих.

 

Марина Карпич,

эксперт Атлант-право