09.08.2021

Компенсации удаленным работникам в налоговом учете

Дистанционные работники часто используют в работе свое имущество. Обычно это компьютеры и другая оргтехника, мобильный телефон и прочие нужные в работе вещи. От использования вещей работника в служебных целях выгоду получает в конечном счете работодатель. Поэтому за использование удаленным работником личного имущества (оборудования, программных средств, средств защиты информации и пр.) работнику может выплачиваться компенсация. Право на такую компенсацию закреплено в ст.312.6 ТК РФ.

 

Трудовое законодательство не ограничивает размер данной компенсации и не устанавливает порядок его определения. Лишь упоминается, что соответствующие расходы работника возмещаются работодателем в порядке, сроки и размерах, определенных трудовым или коллективным договором, либо локальным нормативным актом организации. Однако для налоговых целей любые расходы, включая компенсацию за использование личного имущества, должны быть документально подтвержденными и экономически оправданными (п.1 ст.252 НК РФ). По мнению Минфина, в отношении компенсации по ст.312.6 ТК РФ данное условие будет соблюдено, если организация располагает копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях (см. Письмо Минфина от 21.07.2021 №03-03-06/1/58342). То есть, размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности.

Можно ли учесть сумму компенсации, если подтверждающие документы отсутствуют, а размер компенсации работнику установлен в фиксированной сумме, независимо от произведенных расходов? Если назвать данную выплату компенсацией, то налоговые риски здесь, несомненно, присутствуют. Ведь если фиксированная выплата не сопоставляется с размером фактических расходов работника, то ее обоснованность и компенсационный характер уже под большим вопросом. Поэтому все же стоит прислушаться к рекомендациям Минфина и запросить у дистанционного работника необходимые документы.

 

Марина Карпич,

эксперт Атлант-право