ФНС разрешает использовать сканы первичных документов

По правилам Закона "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Правила документооборота, а также технология обработки учетной информации утверждаются в составе учетной политики организации. Об использовании скан-образов первичных документов в Законе ничего не сказано.

По мнению ФНС, положения Закона "О бухгалтерском учете" не препятствуют использовать в бухгалтерском учете скан-образы первичных учетных документов. Правда, только в исключительных случаях. Какие это случаи, ФНС не поясняет. Но при этом ссылается на аналогичный подход, выраженный Минфином в Письмах от 22.04.2020 N 03-01-10/32570, от 27.04.2020 N 03-03-06/3/34068 и от 13.05.2020 N 03-03-07/38785. Эти письма вышли в "разгар" изоляции в связи с коронавирусом. Поэтому под исключительными случаями могут подразумеваться только те, при которых контакт с контрагентами был ограничен. В более широком смысле это могут быть любые случаи, при которых невозможно передать бумажный (электронный) документ по причинам, не зависящим от контрагента.

С нашей стороны отметим, что данный подход является довольно спорным. Есть ряд писем Минфина, в которых указано, что Законом N 402-ФЗ не предусмотрено принятие к бухгалтерскому учету электронных образов первичных учетных документов (см., например, Письмо Минфина России от 02.10.2020 N 03-03-06/1/86376). Поэтому на основании поступившего скана рекомендуем оформить "внутренний" первичный документ по всем правилам Закона "О бухгалтерском учете". Подробнее об использовании скан-образов первичных документов мы писали в статье "Скан-копии документов: принятие к бухгалтерскому и налоговому учету" (Консультант+Клиент, № 5 2020 г.).

Письмо ФНС России от 26.02.2021 N СД-4-3/2476