ФНС будет утверждать электронные форматы первичных документов

На федеральном портале размещен законопроект, который вносит изменения в правила электронного документооборота. Общественное обсуждение началось 16 марта и продлится до 12 апреля.

По Закону о бухгалтерском учете первичные учетные документы могут составляться на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Эту норму предлагают дополнить положением о том, что форматы первичных учетных документов в виде электронного документа утверждаются ФНС.

Отметим, что сейчас никаких требований к формату первичных учетных документов законодательно не установлено, за исключением случаев взаимодействия с госорганами. Например, организация использует формат, утвержденный ФНС, только если передает электронные первичные документы в налоговые органы по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (п.2 ст.93 НК РФ, Письмо ФНС России от 06.12.2019 N ЕД-4-15/25049). В других случаях можно использовать формат, согласованный с контрагентом, а электронные документы передавать в налоговую в виде заверенных бумажных копий. Это, конечно, не очень удобно, поэтому на практике при использовании ЭДО налогоплательщики стараются исходить из форматов ФНС. Теперь формат ФНС для электронных первичных документов станет обязательным.

Еще одно новшество: в Законе о бухучете хотят установить прямой запрет на представление первичных документов другому лицу или в госорганы на бумажном носителе. Таким образом, наконец, уйдет в прошлое практика дублирования электронных документов на бумажный носитель. Причем этот запрет также распространят на регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность. Но одновременно появятся случаи, когда документы представляются только в электронном виде. Правительство будет определять, когда документы (первичка, регистры или отчетность) представляются другому лицу или в госорганы в электронном виде.

Параллельно проект содержит поправки в Законы о защите информации и об архивном деле, предусматривающие возможность передачи электронных документов на хранение аккредитованному лицу. Также можно будет изготовить электронный дубликат бумажного документа с последующим уничтожением бумажного оригинала. Но эти поправки необходимы лишь для взаимосвязи с поправками в Закон о бухгалтерском учете. На самом деле они копируют положения другого проекта, который ранее уже был размещен на федеральном портале (см. новость от 15.09.2020). Как только этот отдельный проект будет внесен в Госдуму, дублирующие положения будут исключены из нового проекта.

Вступление поправок в силу хотят отложить на полгода с даты опубликования. О том, как сейчас формируется электронный документооборот, можно узнать из нашей статьи "Электронный документооборот: коротко о главном" (Консультант + Клиент. Октябрь 2020 № 1).

Проект Федерального закона (ID проекта 02/04/03-21/00113879)