Ведем учет личных финансов. Этап 1 - сбор информации.

Итак, принято судьбоносное решение начать управлять личными финансами. Что дальше?

Дальше приступаем к первому шагу – сбору информации для анализа. Для этого нам нужно в течение определенного периода вести детальный учет всех доходов и расходов.

Определяемся со способом ведения учета.

Если человек зарабатывает и тратит все сам, у него будет самый простой вид бюджета - личный. В данном варианте, когда все в одних руках, вести учет не составит труда.

Но чаще мы имеем дело с бюджетом семьи. А значит, появляются общие для нескольких людей траты. И здесь уже возникают вопросы, кто будет вести учет и каким образом, что именно будем считать.

Какие здесь возможны варианты?

• Общий или совместный бюджет. Каждый член семьи вкладывает весь свой доход в общую кубышку. И далее ведется общий учет всех семейных денег, подсчитываются расходы семьи, планируются общие предстоящие траты, создаются общие накопления. Здесь обычно каждый подсчитывает все свои доходы и расходы по своим картам/кошелькам и потом передает информацию в общий «котел». А кто-то один уже занимается этим «котлом», считает и планирует все в целом по семье.
• Условно-совместный, когда члены семьи договариваются вкладывать в семейный бюджет не весь свой доход, а только его часть. Тогда расходы у членов семьи будут складываться из личных расходов и общесемейных. Например, двое договариваются, что расходы на еду, квартплату, детей у них общие, а одежду, книги, девайсы и т.п. каждый покупает себе сам. Соответственно, учет личных расходов каждый ведет сам, а учетом общесемейного бюджета кто-то занимается отдельно.
• Раздельный бюджет. Здесь уже члены семьи договариваются между собой, кто какие расходы оплачивает, и каждый ведет свой личный бюджет. Если какие-то расходы финансируются совместно, то каждая такая покупка и доля участия в ней обговариваются заранее, но учет финансов все равно у каждого свой.

Так или иначе все сводится к личному и общему бюджету, в различных их комбинациях. Хороших и плохих тут нет. Какой вариант ведения учета семейных финансов выбрать - каждая семья решает сама, исходя из своих ценностей и приоритетов. В любом случае, решение должно быть совместным. На данном этапе главное – определить границы учета финансов, обсудить процесс со всеми участниками, договориться о способах передачи информации.

Выбираем инструмент для учета

На данном этапе основная задача – фиксировать все доходы и расходы, чтобы потом проанализировать их. Поэтому основная задача выбранного инструмента состоит в том, чтобы сделать этот процесс максимально легким и удобным. Перечислим основные из них.

• Бумажный блокнот. Возможно, он подойдет тем, кто любит вести записи на бумаге, но для анализа этот способ, пожалуй, самый неудобный. Поэтому вести полный учет финансов на бумаге не самое лучшее решение, но таким способом можно быстро фиксировать текущие траты: записывать их в блокнот или ежедневник, а в конце дня или в конце недели переносить их в более удобное пространство для анализа.
• Электронные таблицы (Excel, Google Таблицы). Хороши тем, что учет можно настроить максимально под себя, в удобной форме, в нужном разрезе. Для тех, кто с электронными таблицами на «вы», есть уже готовые шаблоны для учета личных финансов.
• Приложения для учета финансов на телефоне или компьютере. Их очень много, с самыми разными возможностями (синхронизация, хранение информации в облаке, одновременное использование на телефоне и компьютере, перенос данных из банковского приложения и др.), платные и бесплатные. Можно протестировать несколько из них и выбрать максимально удобное.

Определяемся с техникой ведения учета

Здесь мы определяемся с тем, как именно будем фиксировать траты. Поскольку здесь происходит самое важное для нас действо, лучше сразу ввести его в привычку. А для этого заранее постараться в общих чертах понять, как именно такой учет будет происходить. Как минимум, стоит обдумать следующие моменты:

• Как фиксировать траты в течение дня. Например, выбираем, записывать траты сразу же после того, как они были совершены, или же в конце дня. По тратам наличными стараемся сохранять чеки, а значит нужно определиться, как и где хранить чеки до момента внесения их в учетную систему. Наличные траты без чеков лучше фиксировать сразу же (в блокноте, заметках на телефоне, если нет возможности сразу внести их в учетную систему). И было бы очень неплохо отдельно фиксировать скидки и бонусы, которыми удалось воспользоваться.
• Когда вносить данные в учетную систему. Выделяем в расписании дня «время финансов», например 15 минут вечером. Можно привязать это время к определенному событию (например, сразу после вечернего чаепития), так привычка сформируется легче и быстрее.
• Как собирать информацию с других членов семьи (как часто, в какой форме).

Определяем детализацию учета.

Заранее стоит обдумать те категории доходов и расходов, в разрезе которых мы будем вести учет. По доходам обычно вопросов не возникает, видов доходов в принципе не так много. А то, каким образом делить на категории расходы, определяется по потребности в конкретной информации. В любом случае постарайтесь вводить категории таким образом, чтобы минимально необходимые расходы можно было легко отделить от всех остальных.

Важно: фиксируя расходы, не подменяем запись конкретного расхода его категорией. При анализе расходов в разрезе категорий очень важно понимать, из каких именно конкретных расходов сложилась такая сумма.

Ну вот, мы и определились с тем, что именно учитывать, каким образом, и какой инструмент мы будем для этого использовать. Раз все готово, приступаем!

На данном этапе наша цель – тщательно фиксировать все доходы и расходы в течение одного-двух месяцев. Даже месяц даст много информации к размышлению. Обнаружатся неважные и спонтанные траты, возможно даже прояснятся какие-то зависимости между ними (больше всего трачу в выходные, покупаю кофе всегда, когда иду определенным маршрутом и т.п.). А может оказаться и так, что расходы в текущем месяце превысили доходы, но, благодаря кредитной карте, мы этого даже не заметили.

Хорошо бы записывать не только сами траты, но и причины, по которым мы их совершаем. Речь сейчас не о минимально необходимых тратах, без которых совсем никак, к ним вопросов нет. А о спонтанных, ритуальных, эмоциональных и тому подобных покупках. Все наблюдения и выводы тщательно фиксируем, они очень пригодятся нам в дальнейшем на этапе анализа.

Марина Карпич,

эксперт Атлант-право