Минфин допустил использование скан-образов документов

В существующих условиях получить оригинал первичного документа становится все труднее. По всей видимости, Минфин понимает ситуацию. В одном из недавних писем ведомство допустило возможность использования скан-образов первичных учетных документов, правда, в исключительных случаях и с оговоркой: "для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета".

Одновременно Минфин указывает, что руководитель экономического субъекта как лицо, организующее ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Федеральным законом "О бухгалтерском учете". Получается, что скан-образы использовать можно, но "осторожно".

С нашей стороны отметим, что если исходить из того, что все факты хозяйственной жизни должны быть своевременно отражены в регистрах бухгалтерского учета, а также учитывая допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности (они должны отражаться в учете в том периоде, в котором они имели место), то наличие или отсутствие оригинала первичного документа не должно влиять на отражение операций в учете, при условии, что организация располагает достоверной информацией о свершившихся фактах хозяйственной жизни. Например, если скан-образ поступил из достоверного источника (известного номера, по согласованию с контрагентом и т.п.), имеются иные документы (информация) о свершившихся фактах хозяйственной деятельности, то в подобных случаях на основании поступившего скан-образа "внешнего" первичного документа в организации может быть составлен "внутренний" первичный документ, на основании которого операция отражается в учете. О возможности составления "внутренних" первичных документов взамен "внешних" говорится, например, в Рекомендациях БМЦ Р-62/2015-КпР "Отражение фактов хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам".

Проблему использования для отражения в учете электронных копий документов мы подробно разбирали в нашем материале "Скан-копии документов: принятие к бухгалтерскому и налоговому учету".

Письмо Минфина России от 22.10.2020 N 03-03-06/1/92073