Компенсации удаленным работникам

Трудовые договоры с удаленными работниками могут предусматривать компенсацию расходов за использование личного оборудования, программных средств, расходов на интернет и мобильную связь и т.д. (ст.312.3 ТК РФ). Поскольку это законодательно установленная компенсация расходов, связанная с исполнением трудовых обязанностей, она не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п.1 ст.217, абз.10 пп.2 п.1 ст.422 НК РФ). Однако стоит учитывать, что размер такой компенсации нужно экономически и документально обосновать.

По мнению Минфина (письмо от 29.10.2020 №03-04-06/94269) размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного оборудования (средств) для трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании личного оборудования (средств) в служебных целях.

Требование Минфина в целом обоснованно, поскольку сама суть компенсации - в возмещении затрат. И, чтобы ее выплата имела под собой основание, факт несения затрат и их размер следует подтвердить. Но как это сделать в случае дистанционных работников, когда они используют в работе свое имущество? Все зависит от того, какие именно расходы подтверждаются. Например, компенсацию за использование компьютера можно увязать с ежемесячной суммой амортизации по аналогичному оборудованию, расходы на интернет – с суммой ежемесячного платежа работника интернет-провайдеру, и т.п. Из указанных сумм желательно выделить часть, приходящуюся на рабочие часы. Можно использовать любой обоснованный расчет. Главное, чтобы базовые показатели для такого расчета (стоимость компьютера, размер ежемесячного платежа провайдеру) были документально подтверждены. При отсутствии подобных расчетов и документов, выплата удаленному работнику уже не может считаться компенсационной. В таком случае придется учитывать ее как облагаемую выплату при расчете НДФЛ и страховых взносов.

Марина Карпич,

эксперт Атлант-право