Когда с невозвращенных подотчетных денег нужно заплатить НДФЛ и страховые взносы

Компания периодически выдавала деньги под отчет руководителю и главному бухгалтеру. При этом представленные указанными лицами документы подтверждали незначительную часть выданных денег. Отсутствие подтверждающих документов по остальной сумме, по мнению компании, свидетельствует лишь о нарушении порядка ведения кассовых операций, но не подтверждает, что подотчетные средства стали собственностью сотрудника.

Однако в суде данный аргумент не сработал. Суд признал, что с невозвращенной и не подтвержденной документами суммы компания должна заплатить НДФЛ и страховые взносы. При этом суд учел в том числе позицию ВАС, согласно которой при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денег, а также оприходование организацией ТМЦ в установленном порядке, указанные денежные средства считаются доходом подотчетного лица и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ. Данный подход поддерживает и ВС РФ (Определение Верховного Суда РФ от 03.02.2020 N 310-ЭС19-28047 по делу N А35-12731/2017). О позиции ВС информировала в свое время ФНС (см. Информацию ФНС России "Подотчетные средства могут быть признаны доходом физлица, если документы по их расходованию отсутствуют").

Вместе с тем далеко не всегда невозвращенные подотчетные деньги становятся доходом работника. Это может иметь место только если есть злоупотребления со стороны работника. Но сам по себе долг подотчетного лица, который вовремя не представил подтверждающие документы, не образует у него доход. По общему правилу эти деньги являются задолженностью, подлежащей возврату. И есть примеры судебных решений, из которых следует, что такие денежные средства сами по себе не образуют экономической выгоды у подотчетных лиц (см., например, Постановление ФАС ПО от 01.04.2013 по делу N А55-15647/2012, Определение ВС РФ от 21.04.2016 N 306-КГ16-3205 по делу N А65-2127/2015).

Работодатель в любом случае должен предпринять действия к возврату подотчетных денежных средств вплоть до обращения в суд. При принятии окончательного решения в вопросе исчисления НДФЛ и страховых взносов нужно анализировать все обстоятельства ситуации. Если злоупотреблений со стороны работника нет, а имеет место, например, разовая задержка по возврату подотчетных денег, оснований для признания такого долга доходом работника не имеется.

Постановление АС Северо-Западного округа от 15.10.2020 по делу N А66-6506/2019