Расходы на оплату проезда к месту работы

Обычно работники ездят на работу за свой счёт. Но иногда работодатели компенсируют им эти расходы, либо несут их самостоятельно. Для чего так делается? Чаще это происходит тогда, когда работникам ну очень неудобно добираться до места работы самим. Или и вовсе невозможно (например, если к месту работы не ходит общественный транспорт). Или это такой своеобразный бонус к заработной плате, часть социального пакета. В нынешних условиях некоторые работодатели доставляют сотрудников на работу своими силами, чтобы оградить их от общественного транспорта в период пандемии.

Возможно ли учесть расходы на проезд, которые берет на себя работодатель, в целях налогообложения?

Расходы на оплату работникам проезда до места работы в общем случае не учитываются в налоговой базе по налогу на прибыль (п.26 ст.270 НК РФ). Однако есть два исключения. Первое - эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства и реализации. Второе - оплата работодателем расходов на проезд до места работы обусловлена трудовыми или коллективными договорами.

Минфин в своём письме от 18.09.2020 N 03-03-06/1/82124 касательно второго случая указал, что расходы на проезд работников к месту работы могут учитываться для налога на прибыль, если они являются формой оплаты труда, и при условии соблюдения критериев ст.252 НК РФ. Из этого вытекает, что недостаточно просто указать в трудовых договорах обязанность работодателя нести расходы на проезд работника к месту работы. Необходимо персонифицировать указанные расходы (определять часть расходов на проезд, приходящуюся на каждого конкретного работника), удерживать с них НДФЛ и уплачивать страховые взносы.

Касательно случая, когда несение работодателем расходов на проезд сотрудников к месту работы обусловлено технологическими особенностями производства. Например, когда работники не могут сами добраться до работы общественным транспортом из-за его удаленности. Или когда они начинают/заканчивают работу в такое время, когда общественный транспорт уже не ходит. В этом случае расходы на оплату проезда к месту работы признаются в целях налогообложения независимо от того, предусмотрены ли они трудовыми или коллективными договорами. В этом случае не требуется уплаты НДФЛ и страховых взносов, поскольку расходы осуществляются не в пользу сотрудников, а для реализации производственного процесса.

Марина Карпич,

эксперт Атлант-право