Можно ли расходовать наличку, возвращенную в кассу подотчетным лицом?

По общему правилу наличные расчеты осуществляются за счет денег, поступивших в кассу с банковского счета, за исключением отдельных случаев. К таким исключениям относятся случаи расходования наличных денег (на определенные цели, в том числе, для выдачи под отчет), источниками которых являются следующие поступления в кассу:

·         за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги, а также в качестве страховых премий;

·         по договору займа (по договору передачи личных сбережений) (в случае, если участником наличных расчетов является микрофинансовая организация, ломбард, сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив);

·         в качестве основной суммы долга, процентов и (или) неустойки (штрафа, пени) по договору займа (в случае, если участником наличных расчетов является микрофинансовая организация, ломбард, сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив);

·         в качестве паевых взносов (в случае, если участником наличных расчетов является сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив).

Соответствующие правила прописаны в п.1 Указания Банка России от 09.12.2019 N 5348-У. Банк России пояснил, что наличные деньги, сданные подотчетным лицом в кассу по ранее выданному авансу, по своему экономическому содержанию не подпадают под источники поступления наличных денег, из которых может осуществляться расходование. То есть расходовать эти деньги нельзя ни на какие цели, их нужно сдавать на банковский счет.

Получается, что если организация, к примеру, выдала подотчетнику наличные деньги и тот вернул неизрасходованный остаток в кассу, эту сумму нельзя сразу выдать другому подотчетнику. Деньги нужно сначала сдать в банк, а затем снова снять со счета для целей последующего расходования. При этом снятые с расчетного счета деньги можно тратить на любые цели.

Подробнее о порядке ведения кассовых операций можно узнать из Путеводителя "Порядок ведения кассовых операций, соблюдение кассовой дисциплины организациями и ИП". Материалы КонсультантПлюс постоянно актуализируются и обновляются на предмет возможных изменений.

Письмо Банка России от 09.07.2020 N 29-1-1-ОЭ/10561