Жестко-гибкое планирование

В прошлый раз, анализируя интересный кейс мамы и ребенка, мы уже упоминали, что есть дела:

- жестко привязанные ко времени,

- дела, которые можно сделать в любое время дня или определить для них время выполнения приблизительно: утро, день или вечер.

Сегодня остановимся на этом моменте чуть более подробно.

Но сначала договоримся, что дела, привязанные к определенному часу дня, мы будем называть жесткими. А дела, не имеющие такой привязки – гибкими. Такие термины использует, в частности, основоположник российской школы тайм-менеджмента Глеб Архангельский. А связанная с этими понятиями техника планирования именуетсяжестко-гибкое планирование.

Основной посыл у данной техники в том, что не нужно привязывать ко времени абсолютно все задачи дня. Сначала такое жесткое расписание может показаться удобным (в любой момент времени понятно, что нужно делать), но - лишь до первого форсмажора. Не приехала вовремя электричка, опоздал клиент, начальник дал срочное задание… И все тщательно выстроенное расписание рушится как карточный домик. Если такое происходит раз за разом, может возникнуть твердое убеждение: планировать бесполезно. Но не будем столь категоричны и для начала попробуем использовать другой инструмент.

Страница обычного ежедневника ориентирована на «жесткое» планирование. Она выглядит как готовая сетка времени, в которую вписываются задачи, и предполагается, что каждая из задач соответствует определенному часу дня. Как мы уже выяснили, планировать таким образом стоит только те дела, которые имеют жесткую привязку ко времени. Поэтому оставим сетку времени только для тех дел, которые должны быть выполнены в строго определенный час (встреча, созвон с клиентом, начало обучения и т.п.).

Все остальные дела оформим в виде общего списка. Если в нем меньше 7-8 пунктов, можно ранжировать список с учетом их приоритета, или выделить в нем более важные дела, которыми стоит заняться в первую очередь. Если пунктов больше, возможно, будет удобнее разделить список на контексты («Дома», «На работе», «За компьютером» и т.п.). Также имеет смысл пометить те дела, которые желательно выполнить в определенное время дня (например, утром или вечером).

Технически такое планирование реализуется следующим образом. Любители бумажных ежедневников могут просто разделить страницу ежедневника пополам по вертикали. В левой половине (где осталась временная сетка) записываются жесткие дела, привязанные к определенному часу. В правой – общий список гибких дел. Те, кто пользуется электронным календарем, используют аналогичный принцип, не определяя четкое время для гибких дел и оставляя им признак «в течение дня». Либо можно в календарь заносить только жесткие дела, а список гибких дел вести отдельно.

В заключение отметим, что при составлении списка гибких дел важно оценить совокупное время, которое уйдет на них, и предусмотреть в течение днязапас свободного времени, необходимого на отдых и переключение между задачами.