17.07.2020

Матрица Эйзенхауэра

В прошлый раз, ведя разговор о хронометраже, мы упомянули матрицу Эйзенхауэра. Сегодня мы рассмотрим ее повнимательнее, она того более чем заслуживает.

Когда произносим «матрица Эйзенхауэра», в этом слышится что-то непростое, математическое, вроде таблицы Пифагора или теоремы Ферма. Но наша матрица Эйзенхауэра – это инструмент совсем другого рода. Его предназначение в том, чтобы помочь расставить приоритеты для имеющихся задач. Ведь самое важное в нашей повседневной активности – это правильно определить те дела, которыми нужно заниматься в данный конкретный момент. В этом, собственно, и заключается искусство управления временем. Матрица Эйзенхауэра как нельзя лучше подходит для решения этой задачи. Метод Эйзенхауэра достаточно универсален, он применим как для оценки текущих дел (план на день), так и долгосрочных, как рабочих, так и личных.

Суть метода Эйзенхауэра заключается в оценке всех предстоящих дел по двум критериям – важность и срочность.
К важным делам относятся такие, которые продвигают нас к нашим целям, берегут наше здоровье, улучшают наши компетенции и жизнь в целом. Невыполнение таких дел приведет к ощутимым негативным последствиям: появлению затруднений и неприятностей, ухудшению здоровья, отношений со значимыми людьми, препятствий на пути к целям и т.п.
Критерий срочности определяется не из привязки ко времени события (например, встреча, запись к врачу и т.п.), а скорее по признаку «может это дело еще подождать, или откладывать уже некуда и надо обязательно сделать».

Комбинации этих двух критериев дают четыре возможных варианта:
- важные срочные дела (категория А)
- важные несрочные дела (категория В)
- неважные срочные дела (категория С)
- неважные несрочные дела (категория D)

	Срочное	Несрочное
Важное	A	B
Неважное	C	D

Немного подробнее о делах каждой категории.

Категория А (важное срочное)
В идеальном варианте планирования эта категория содержит минимум дел или вообще пустует. Появление дел в этой категории - обычно следствие неэффективного планирования (или его отсутствия), склонности откладывать все на последний момент. Для дел этой категории характерен высокий уровень стресса, поскольку дела при близком дедлайне делаются в режиме «тушения пожара», с непропорциональными затратами времени и ресурсов.
Дела данной категории редко возникают на ровном месте, чаще они переходят туда из категории В (важное несрочное).
Категория В (важное несрочное)
Опять же в идеальном варианте планирования эта категория является основной. Сюда попадают наиболее приоритетные и перспективные дела, полезные в долгосрочном плане. Отсутствие срочности позволяет решать любые вопросы более обдуманно и взвешенно. Если что-то идет не так, есть запас времени, чтобы все утрясти. Уровень стресса при выполнении дел из данной категории намного ниже, чем для дел категории А, что очень сказывается на качестве их выполнения.
Люди, которые занимаются в основном делами из данной категории, как правило, более успешны, достигают большего, живут интересной и насыщенной жизнью. Парадокс в том, что именно такие дела в силу своей несрочности обычно оставляются на «потом» или «когда-нибудь» несмотря на то, что именно они продвигают нас к нашим целям и мечтам.
Категория С (неважное срочное)
В качестве примера здесь можно привести неважные встречи и переговоры, празднование дней рождения не очень близких людей, частую проверку электронной почты, немедленное реагирование на звонки/сообщения других людей. Иногда сложно бывает отличить «важное срочное» от «неважного срочного», и здесь нам в помощь осознанность. Стоит почаще задаваться вопросами «Зачем я это делаю? Для чего мне это нужно? Что я получу в результате? Насколько это важно для меня?»
Категория D (неважное несрочное)
Дела этой категории обычно являют собой приятное времяпровождение: просмотр ТВ, соцсети, компьютерные игры, долгое общение по телефону и т.п. Такими делами часто можно пренебречь, но нередко именно они доставляют нам самые приятные эмоции, поэтому совсем отказываться от них не стоит. Главное, чтобы они не занимали львиную долю нашего времени.

Теперь поговорим о самом главном: каким образом работать с задачами из каждой категории.
Категория А
Обязательно выполняем в ближайшее возможное время: сегодня/немедленно/как можно быстрее. Они – самые приоритетные в нашем плане.
В перспективе стремимся уменьшить количество дел в данной категории, перевести их в категорию В. Для этого придется подружиться со словами «дисциплина» и «заблаговременно».
Категория В
Вносим эти задачи в свой план, не дожидаясь «часа Х» по ним. Вносим в план и такие дела, которые не предполагают никакого дедлайна, но в перспективе могут сильно улучшить нашу жизнь. Стараемся уделять делам из этой категории основное внимание.
Категория С
По возможности делегируем. Если такой возможности нет, стараемся уделять этим делам как можно меньше времени, не пытаясь сделать их идеально.
Категория D
Такими делами стоит заниматься в последнюю очередь или же не заниматься ими вовсе. Несрочные и неважные дела, которые нам нравятся, не всегда стоит отменять, но обязательно нужно ограничивать по времени. И, по возможности, отложить до тех пор, пока дела из остальных категорий не будут выполнены.

Выстраивая план своего дня, мы стремимся к тому, чтобы дела располагались в нем по порядку следования категорий А, В, С, D: сначала важные срочные, затем важные несрочные, после неважные срочные и, в оставшееся время, неважные и несрочные.
Если неважные и несрочные дела для нас сродни отдыху, можно встраивать их между другими категориями, но в этом случае обязательно ограничивать время, отведенное на них.

Планирование по матрице Эйзенхауэра хорошо дополнит результаты хронометража дня. Можно сразу увидеть, каким делам мы уделяем наибольшее внимание, и каким образом лучше перераспределить свое время. Подобное планирование позволит нам то, к чему мы бессознательно стремимся каждый день – успевать главное и делать шаги на пути к своим целям, большим и маленьким. 

Марина Карпич,
эксперт Атлант-право