Хронометраж или Принцип чемодана

Сегодня мы продолжим разговор о том, почему могут не работать планы. Даже хорошие. Даже составленные в идеальной системе планирования и выверенные по матрице Эйзенхауэра.

Для начала представим чемодан. Любой, кроме вожделенного резинового. У чемодана есть определенный внутренний объем, который может вместить в себя определенное количество вещей. Можно это количество сделать чуть побольше, призвав на помощь изобретательность и вакуумный упаковщик. Но на внутренний объем чемодана это никак не повлияет, он как был, так и остается прежним. И в какой-то момент мы понимаем – все, больше в чемодан уже ничего не впихнуть.

Наш день аналогичен чемодану. В него вмещается только 24 часа времени, 6-8 из которых мы спим. Все остальные дела могут занять только оставшиеся «24 минус сон». Проблема неработающего плана нередко сводится к тому, что мы пытаемся вместить в наш день слишком много дел. И проблема зачастую даже не в их количестве, а в нашей неспособности верно оценить время, которое они занимают.

К примеру, дело «помыть посуду», на первый взгляд, не займет больше 20 минут. Возможно, это так, если речь идет только о мытье посуды. Но по факту под «помыть посуду» может скрываться другое: «убрать посуду со стола в раковину, вытереть стол, убрать остатки приготовленной еды в холодильник, вымыть посуду, разложить в сушилку, протереть плиту, почистить раковину», а это уже не 20 минут, а все 40. Некоторые дела, которые присутствуют в нашей жизни ежедневно (еда, отдых, чтение и т.п.) многие и вовсе забывают оценить и учесть при планировании дня. В результате человек записывает длинный список задач в свой ежедневник, не прикинув предварительно, сколько времени он сможет выделить на все эти задачи, не зная толком, сколько времени займет каждая из них. И предсказуемо получает мертворожденный план, потому что для выполнения всего запланированного до конца дня потребуется не один, а два или три человека. Математика в чистом виде и ничего личного. Но человек, раз за разом не выполняющий намеченного, годами живет с установкой «я не справляюсь», «ничего не успеваю», незаметно загоняющей его в стресс. И в конце концов начинает винить в происходящем себя, свою лень, неорганизованность, медлительность (допишите свое), хотя проблема тут явно в другом.

Чтобы эту проблему решить, есть один замечательный инструмент – хронометраж. Если мы замечаем за собой, что планируем в разы больше, чем можем сделать, то именно с него и следует начать. Суть хронометража в том, чтобы фиксировать для себя, из каких дел складывается наш день, и сколько времени на какое дело уходит. Ведя такой учет хотя бы несколько дней, мы в результате получим две очень ценные вещи:

- относительно точную статистику по обычным ежедневным делам. Поймем, сколько занимают ежедневные рутины, и сколько «чистого» времени остается для всего остального.

- выявим дела-паразиты, съедающие наше время со скоростью пылесоса, польза от которых весьма сомнительна. Несомненный лидер тут – блуждание по интернету и соцсетям, но возможны и другие варианты. Длинные телефонные разговоры, пятая за полдня чашка кофе, постоянная проверка почты и мессенджеров, просмотр новостей, чтение книг «запоем»... У каждого свои демоны, и хронометраж безжалостно сообщит, какую немалую часть нашей жизни они забирают себе.

Пару слов о технике хронометража. Есть различные варианты его ведения. Наиболее оптимальный, на наш взгляд,15-минутный тайминг, когда день делится на кусочки по 15 минут (кому-то, возможно, будет сподручнее брать более мелкие или более крупные отрезки). Удобнее не засекать время, а ставить таймер на каждую четверть часа. Когда слышим сигнал таймера, берем блокнот и записываем, на что ушла очередная 15-минутка. Вечером делаем снимок дня, обобщая затраты времени в разрезе конкретных дел. Думаем, анализируем. Будет много сюрпризов, без этого не обходится ни один начинающий хронометражист. Внезапно может оказаться, что за вычетом всех рутинных обычных дел (принятие душа, еда, работа, дорога в офис и в магазин, приготовление еды, необходимые хозяйственные дела и т.п.), свободного времени остается всего пара часов, и четырехчасовой список дел в этот промежуток ну никак не уместить. Или же мама двоих детей, уверенная, что у нее нет ни одной свободной минутки, внезапно обнаружит, что провела в Инстаграме больше двух часов за день и еще почти час говорила по телефону. Возможно, окажется, что на некоторые дела стоит выделять больше времени, а некоторые стоит ограничивать или вовсе отказаться от них. Информации для размышления в любом случае будет предостаточно.

А теперь вернемся к нашему чемодану и представим, что мы уже съездили в отпуск и возвращаемся домой. Если еще дома чемодан был упакован «под завязочку», а в поездке куплены пара новых футболок и шлепанцев, местные деликатесы и с десяток сувениров для друзей, то велика вероятность, что на обратном пути все вещи в чемодан не влезут. В нашей аналогии со временем покупка «второго чемодана» невозможна, 24 часа в сутки – это предел. Поэтому придется серьезно пересматривать содержимое чемодана и решать, что поедет с нами домой, а что будет безжалостно выброшено или подарено другим. С делами стоит поступать ровно так же: все, что не вмещается в наш день, мы отменяем, делегируем, либо переносим на будущее. И обязательно следим, чтобы в «чемодане» оставалось свободное место для отдыха и любимых дел. Тогда и только тогда наши планы начнут волшебным образом «работать» и исполняться.

Марина Карпич,