Эффективное планирование

«Планы не работают». «Хочешь насмешить бога, расскажи ему о своих планах». «Где план, а где факт». Наверняка вам доводилось слышать подобное или делать схожие выводы из собственного опыта. Попробуем разобраться, так ли уж плохи планы и почему они могут не работать.

Возьмем гипотетического Васю. Уже который раз он пытается что-то спланировать, но не выходит. Сам процесс занимает время, а хаос в голове как был так и остается хаосом. Выстраданные планы убираются в стол, и их реализация осуществляется по принципу «как пойдет». В итоге Вася раз за разом убеждается: сколько ни планируй, все равно все получается не по написанному. «Ну и какой смысл тогда планировать?» – разводит руками он.

Рискнем предположить, что форсмажоры тут ни при чем. Дело совсем в другом: планирование, как и любой процесс, может быть эффективным и не очень. И сегодня речь пойдет о том, как сделать планирование эффективным, чтобы план составлялся максимально быстро и работал как надо.

Дэвид Аллен, бизнес-консультант и основоположник методологии GTD (Getting Things Done), предложил свою модель эффективного планирования, назвав его «естественное планирование». Почему «естественное»? Потому что именно по такой схеме работает наш мозг, когда пытается решить какую-то задачу. Естественное планирование включает 5 этапов, которые проходятся последовательно, один за другим:

1)            Постановка цели (что и зачем нужно сделать)

2)            Визуализация (как будет выглядеть конечный результат)

3)            Мозговой штурм (собираем всю необходимую информацию и генерим идеи)

4)            Обработка результатов (анализ, отбор, организация)

5)            Определение дальнейших ближайших действий.

Очередное откровение Капитана Очевидность, скажете вы. Но господин Аллен утверждает, что люди редко руководствуются данной схемой и в основном используют неестественное планирование, когда человек сразу начинает со списка дальнейших действий, толком не прояснив для себя, какой именно цели он хочет достичь, не обдумав возможные варианты ее достижения, не выбрав из них оптимальный. По наблюдениям Аллена, подобное неестественное планирование встречается достаточно часто даже в крупных рабочих проектах, не говоря уже о повседневной жизни. Оно худо-бедно работает для решения простых задач, однако совершенно не подходит для решения более серьезных, многоходовых и многовариантных. Планирование же по естественной схеме дает максимальный результат в кратчайшие сроки. Каждый этап здесь является важным, но еще важнее - их последовательность. Вопрос «Есть ли хорошие идеи на этот счет?» хорош, когда проект уже обдуман процентов на 80. Если ожидать, что хорошая идея придет сразу, много хороших идей вряд ли появится.

Итак, начинаем с цели. Вопрос «зачем это нужно?» помогает установить верный фокус для всех дальнейших действий. Помним, что цель должна быть ясной. Например, цель «чтобы улучшить результаты» потребует конкретики: что означает «улучшить»? Ради чего это делается? Всегда должен быть ясный ответ на вопрос «как я узнаю, что это не соответствует моей цели?».

Следующий важный вопрос – «что именно нужно?». Четкое видение итоговой «точки Б» (визуализация) очень важно, как для четкого понимания результата, так и для дальнейшего обдумывания задачи.

Третий важный вопрос, после «зачем» и «что» - вопрос «как?». И тут нам поможет то четкое видение, которое сформировалось на предыдущем шаге. Если мы можем ярко представить себе конечную картину результата и концентрируемся на этом, в нашей голове включается автоматическая «система наведения». Она действует примерно следующим образом: когда мысленная картина результата отличается от текущей реальности, мозг автоматически начинает «заполнять пробелы», пытаясь понять, каким образом можно оказаться в этой точке Б. И выдает множество вариантов, которые изначально выглядят довольно хаотично. Но на данном этапе это неважно, просто фиксируем их все. Если для мозгового штурма не хватает информации, собираем ее и «штурмуем» снова.

Следом идет четвертый шаг – организация всех идей и вариантов. Для сложных задач здесь очень эффективны интеллект-карты (mind-maps) с их древовидной структурой. На этом этапе мы анализируем все, что есть, и отбираем лучшие идеи. Затем определяем значимые части проекта, структурируем их, выделяя общее и частное, определяем последовательности и сроки, расставляем приоритеты. В результате получается некий общий план проекта, который затем станет основой для более детального планирования.

Последним шагом будет определение дальнейших действий, которые можно сделать для реализации плана. Полная детализация по действиям здесь не требуется, достаточно определения ближайших действий по каждому значимому компоненту проекта. Напомним, это должны быть конкретные физические действия, которые возможно сразу выполнить.

Отсутствие ясности на каком-либо из этапов может говорить о необходимости еще раз вернуться на предыдущий. Если план никак не обретает ясные контуры, возможно, понадобится еще один мозговой штурм, чтобы собрать больше идей и вариантов. Если штурм не дает результата, стоит вернуться к видению конечного результата и прояснить его. Если неясен результат, сделаем еще шаг назад, к стадии анализа, зачем вообще все это затевается (цель). В какой-то момент проект начнет обретать все более четкую структуру, которую будет уже несложно разложить на конкретные действия и, шаг за шагом, реализовать.

Марина Карпич,

эксперт Атлант-право