19.06.2020

Дела в порядке: система организации повседневных задач

Вся информация, которая попадает в голову и требует нашего внимания, сродни валу электронных писем, постоянно заполняющих папку «Входящие». Принцип работы с ней ровно тот же самый: каждое «письмо» просматривается, и мы определяем, что в связи с этим будем делать. Процесс этот чаще всего хаотичный и заканчивается в лучшем случае составлением множества списков «to do» и сохранением информации в куче мест, куда редко когда кто-нибудь заглядывает.

Дэвид Аллен, автор книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», попытался этот процесс упорядочить и предложил отличные инструменты для работы с входящей информацией, о которых, собственно, мы и хотим вам сегодня рассказать.

Начинает Дэвид с деления всей входящей информации по признаку: требует ли она от нас каких-либо действий или же нет. В зависимости от этого определяются инструменты для работы с ней.

1.      Информация, не требующая от нас каких-либо действий.

a.      Мусорная корзина.

Этот инструмент применяется в отношении ненужной и неактуальной информации. Пример: рекламные предложения и проспекты. Единственное действие, которое стоит совершить в отношении такого рода информации – выбросить или удалить. Если информация имеет электронную или бумажную форму (документы, рекламные проспекты и т.п.), сразу складываем ее в корзину для мусора, настоящую или виртуальную. Вовремя выбрасывать мусор, не смешивая его с другой информацией – очень важно.

b.     Список «Рассмотреть позже»

Применяется в отношении информации, которая, возможно, в будущем окажется полезной или требует обдумывания. Пример: сведения об интересном концерте, который состоится в следующем месяце, и нужно решить, идти на него или нет. Или предложение скидки на тур, если в планах отпуск. Сюда же - рекомендуемые книги к прочтению, фильмы/сериалы к просмотру. Ключевое действие в отношении такой информации – обдумать или вернуться к этому вопросу позже. А значит имеет смысл данную информацию сохранить. И, возможно даже, поставить напоминание, если актуальность этой информации ограничена временными рамками

c.      Система хранения справочной информации.

Пример подобной информации: адреса и телефоны необходимых людей и организаций, инструкции, прочие полезные сведения, которые желательно иметь под рукой. Ключевое действие здесь – сохранить. Хранить справочную информацию желательно таким образом, чтобы доступ к ней был легким и наглядным, а поиск не занимал много времени. Четкая классификация здесь очень важна.

2.      Информация, требующая от нас каких-либо действий

a.      Календарь

Сюда следует вносить дела, привязанные к конкретному дню, времени. Также можно вносить в календарь ссылку на информацию, полезную именно в этот день. Собственно, это все, что нужно включать в календарь. В нем не должно быть «списка задач на день», не привязанных жестко ко дню или времени. Такого рода задачи выносятся в отдельный список (о нем ниже). В календаре же оставляем только то, что должно быть сделано/учтено строго в конкретный день.

От себя добавим, что удобно также иметь список повторяющихся действий (т.н. рутины), которые мы должны совершать ежедневно, еженедельно, ежемесячно. Эти дела тоже имеют привязку ко дню, когда они должны быть выполнены, но загромождать календарь ими не стоит, лучше хранить их в отдельном списке. Такой список имеет смысл до тех пор, пока эти рутины еще не вошли в привычку, чтобы не держать все их в голове.

b.     Список следующих действий

Сюда вносим все действия, которые занимают более 2 минут, и которые невозможно делегировать. Это должны быть конкретные понятные действия, которые можно выполнить, не разбивая их на шаги. Дела, которые занимают менее 2 минут, Дэвид Аллен предлагает выполнять сразу же, по мере их появления.

Данный список может быть достаточно объемным. Если в нем более 20 позиций, удобно разбить его на категории по принципу контекста (например, «звонки», «за компьютером», «с ребенком» и т.п.), срочности (например, «ближайшие дела» и «по возможности»), приоритетов и т.п.

c.      Лист ожидания.

Это список действий, которых мы ожидаем от других людей. Друг должен вернуть книгу, курьер привезет покупку из магазина, ждем звонка от кого-либо и т.п. Все это удобно хранить в отдельном списке.

d.     Список проектов.

Под проектами здесь понимаются дела, которые требуют более одного действия для завершения. Например, «позвонить подруге» - это действие. А «записаться на курсы английского» - уже проект, поскольку он предполагает множество действий – выбрать несколько курсов, сравнить условия, узнать программу, выбрать преподавателя, оплатить и т.п.

По каждому проекту необходимо иметь:

= список действий по проекту. Необязательно описывать абсолютно все шаги от и до, но ближайшее следующее действие по каждому проекту обязательно должно быть определено. Эти ближайшие действия выносятся в список следующих действий (см.выше)

= систему хранения вспомогательной информации по проекту. В электронном или бумажном виде, неважно. Главное, чтобы она не была «размазана» по многим местам хранения и была легкодоступна.

В результате все дела на сегодня будут набираться из следующих источников: календарь, список повторяющихся дел (если он ведется отдельно от календаря), список следующих действий. При этом из списка следующих действий мы выбираем более срочные и актуальные на данный момент дела.

Со временем ситуация меняется, поэтому все списки рекомендуется периодически просматривать, актуализировать, обновлять. Дэвид Аллен рекомендует делать это раз в неделю, но можно и реже/чаще, в зависимости от ситуации.

Подобная система работы с информацией проста и универсальна. Она одинаково хорошо подходит как для организации рабочих вопросов, так и всех бытовых и прочих дел. Системный подход к организации всех задач, предложенный Дэвидом Алленом, хорошо зарекомендовал себя, собрав множество восторженных отзывов. Неудивительно, ведь приручение хаоса в делах и задачах способно изменить жизнь до неузнаваемости (в хорошем смысле этого слова). Так почему бы не попробовать?

Марина Карпич,

эксперт Атлант-право