Вопрос:
Организация является собственником 3х легковых ТС. Сотрудники используют ТС для решения внутрихозяйственных нужд организации.Нужен ли путевой лист с указанием маршрута? Нельзя ли создать приказ директора, если сотрудник ездит по служебным делам практически в одни и те же места (банк, склады, доставка документов контрагентам, на деловые мероприятия и т.д.)
Ответ:
Организации рекомендуется оформлять и выдавать путевые листы с указанием маршрута.
Минфин России не раз отмечал, что при заполнении путевого листа водителю необходимо отразить весь маршрут движения по всем пунктам следования автомобиля (Письма от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117).
Если в путевом листе нет данных о маршруте транспортного средства, то списание понесенных расходов на ГСМ невозможно. По нашему мнению, иные документы, в том числе приказ, не могут подтверждать расходы.
Обоснование:
В соответствии с п. 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации, утвержденных постановлением Совета Министров - Правительства РФ от 23.10.1993 N1090 (далее - ПДД), водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки-в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов - документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов;
Как видно в отношении обязательности наличия путевого листа в составе документов, предъявляемых водителем организации сотрудникам органов полиции, в п.2.1.1 ПДД указано, что такой документ должен быть у водителя лишь в установленных законодательством случаях.
Обязательность оформления путевого листа на каждое транспортное средство при перевозках пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями напрямую установлена ч.2 ст.6 Федерального закона от 08.11.2007 N259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - УАТ РФ), а также п.9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N152 (далее - Обязательные реквизиты). Однако необходимо отметить, что согласно ч.1 ст.1 УАТ РФ он регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ. При этом под перевозчиком в целях данного Закона понимаются юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу (п.13 ст.2 УАТ РФ). В свою очередь, нормы Обязательных реквизитов были разработаны в соответствии с положениями УАТ РФ и в связи с этим не должны иметь сферу действия более широкую, чем УАТ РФ, а призваны лишь развивать и дополнять его положения.
Таким образом, толкование приведенных норм в их совокупности свидетельствует о том, что оформление путевого листа на каждое автотранспортное средство и, следовательно, его наличие у водителя организации необходимы только в тех случаях, когда перевозка осуществляется организацией в рамках оказания услуг по соответствующим договорам о перевозке грузов, пассажиров и багажа. Если же перевозка осуществляется для собственных нужд организации, то необходимость оформления и выдачи водителю путевого листа отсутствует (решение Новосибирского областного суда от 25.02.2016 по делу N 7-70/2016).
Тем не менее следует иметь в виду, что судебная практика чаще придерживается расширительного толкования положений указанных выше нормативных правовых актов. В частности, основываясь на положениях ч.1 ст.20 Федерального закона от 10.12.1995 N196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Закон N 196-ФЗ), обязывающих всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют любую деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения, суды приходят к выводу о том, что нормы УАТ РФ и Обязательных реквизитов об обязательном оформлении путевого листа при перевозке пассажиров и грузов распространяются и на те организации, которые производят такие перевозки для собственных нужд (смотрите, например, определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529, решение Омского областного суда от 09.02.2016 по делу N 77-80/2016). В качестве дополнительного аргумента суды ссылаются и на то, что формулировка п.2 Обязательных реквизитов не ограничивает круг лиц, обязанных оформлять путевые листы, только теми юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, которые осуществляют перевозки грузов и пассажиров в рамках оказания услуг по соответствующим договорам, а указывает, что Обязательные реквизиты должны применять все юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Таким образом, принимая во внимание вышеизложенное, организации рекомендуется оформлять и выдавать путевые листы в рассматриваемой ситуации.
Отметим, что путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца (пункты 9, 10 Порядка). Как буквально следует из указанной нормы значение в данном случае имеет цель использования автомобиля
Из вопроса видно, что сотрудники используют указанный автомобиль в служебных целях, соответственно, организация обязана оформить путевой лист на автомобиль независимо от того, управляют ли сотрудники указанным автомобилем по доверенности, либо на ином основании (например, приказ о закреплении служебного автомобиля за указанным работником). Иными словами, доверенность в рассматриваемой ситуации не может отменить обязанность работодателя по оформлению путевого листа. Кроме того, в указанной норме предусмотрен максимальный срок, на который может быть оформлен путевой лист. В то же время, предусматривая максимальный срок, законодательство при этом не предусматривает норм административной ответственности за оформление указанного путевого листа на более длительный срок. Единственным последствием несоблюдения требований к оформлению путевого листа, возможно, являются налоговые последствия в части признания правомерности уменьшения налогооблагаемой прибыли организации (п.1 ст.252 НК РФ).
Нет маршрута в путевом листе - нет расходов
Если в путевом листе нет данных о маршруте транспортного средства, то списание понесенных расходов на ГСМ невозможно. Иные документы, в том числе журнал регистрации поездок личного транспорта в служебных целях, не могут подтверждать расходы, как минимум потому, что не содержат всей необходимой информации.
Налоговики исключили из состава расходов налогоплательщика затраты, понесенные на ГСМ, поскольку в путевых листах нет:
- информации о конкретном маршруте следования автомобиля (т.е. данных об объеме израсходованных каждым автомобилем ГСМ в ходе рейсов);
- показаний спидометра на моменты выезда и въезда;
- указаний времени по графику.
Суд поддержал налоговиков (постановление АС Поволжского округа от 02.12.2016 N Ф06-15152/2016), указав, что путевой лист (утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 N 78) - это первичный документ, подтверждающий произведенные расходы на ГСМ. Корректное заполнение путевых листов - обязанность фирм всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и обязательно для автотранспортных организаций.
(А из журнала регистрации поездок личного транспорта невозможно даже понять, о какой марке автомобиля идет речь, и тем более нельзя сделать вывод о точном количестве израсходованных ГСМ.)
