Вопрос:
Организация приобрела легковой автомобиль, который будет использоваться директором в служебных целях. Как оформить служебный автомобиль для директора? Нужно ли вносить изменения в трудовой договор, организовать мед. осмотр, оформлять путевые листы?
Ответ:
Особенность правового статуса руководителя организации состоит в следующем: на него распространяется действие норм трудового права, как на работника, вступившего с работодателем - юридическим лицом в трудовые отношения на основании трудового договора, а также норм гражданского законодательства и законов о юридических лицах, как на исполнительный орган юридического лица (ч. 1 ст. 273, ст. 274 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ, п. 4 ст. 53 Гражданского кодекса РФ (далее - ГК РФ).
Вопросы оформления использования работниками, в том числе руководителем, служебного автомобиля трудовым законодательством не регламентируются. Рекомендуется его закрепить во внутреннем локальном акте.
Поскольку, работник может использовать служебный автомобиль в служебных целях, в том числе при разъездном характере работы или в командировке, то для этой цели, можно использовать порядок оформления, который зачастую используется в отношении любых работников.
Так, если работодатель решил предоставить директору служебную машину для использования в служебных целях, то нужно заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и отразить в нем необходимые условия. К примеру, порядок закрепления, порядок использования (только в рабочее время или как в рабочее, так и не рабочее) и т .д. Это следует, в частности, из ч. 1, 4 ст. 8, ч. 1, 4, 6 ст. 20, абз. 7 ч. 1, абз. 2 ч. 2 ст. 22, ч. 4 ст. 57, ст. 72, ст. 72, ч. 1 ст. 273, ст. 274 ТК РФ, п. 2 ст. 690 ГК РФ.
При этом, на практике закрепление автомобиля за руководителем, чаще всего осуществляется через составление акта-приема передачи (если автомобиль будет использоваться на постоянной основе только им), либо через вынесение соответствующего приказа.
Таким образом, автомобиль может закрепляться за конкретным работником (директором) или за несколькими работниками путем составления документов о передаче (закреплении) автомобиля: приказ, акт приема-передачи, соглашение к трудовому договору. Можете выбрать любой, подходящий для вас вариант.
Если локальным нормативным актом или трудовым договором с руководителем порядок и условия передачи ему служебного автомобиля закреплен, то заключение с ним отдельного гражданско-правового договора остается на ваше усмотрение.
При этом, необходимо отметить, что коммерческая организация не может передать автомобиль руководителю в безвозмездное пользование (п. 2 ст. 690 ГК РФ).
По вопросу проведения медицинских осмотров отмечаем следующее.
Из норм ст. 220 ТК РФ, Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Закон N 196-ФЗ) следует, что предрейсовые медосмотры необходимо проходить работнику, если его трудовая функция связана с управлением автомобилем, то есть водителю или иному работнику, в основные обязанности которого входит управление автомобилем. Если же работник не является водителем, то у работодателя отсутствует обязанность проводить его предрейсовый медосмотр.
В Письме Роструда от 18.04.2025 N ПГ/06726-6-1 отмечается: в должностные обязанности работника, который не является водителем, не может входить обязанность по управлению транспортным средством, так как такая обязанность относится к трудовой функции водителя автомобиля.
Об этом же, неоднократно указывали в своих разъяснениях на сайте «Онлайнинспекция.рф» специалисты Роструда.
В Апелляционном определении Московского городского суда от 24.05.2019 по делу N 33а-2857/2019 также указывается, что законодательные предписания о проведении предрейсового медицинского осмотра распространяются лишь на лиц, работающих в качестве водителя.
Однако, существует судебное решение Верховного Суда РФ, в соответствии с которым предрейсовый медицинский осмотр необходим для всех работников организации, использующих автомобиль в служебных целях в соответствии с должностными обязанностями (Постановление Верховного Суда РФ от 19.12.2016 N 18-АД16-173).
Тем не менее, учитывая вышеизложенное, полагаем, что проведение предрейсового медицинского осмотра руководителя не требуется, если он не осуществляет трудовую функцию водителя и не перевозит грузы и людей.
Путевой лист надо оформить, если автомобиль используется руководителем в служебных целях и осуществляет перевозку любых грузов грузы и (или) других лиц, кроме себя (например, своих работников, в том числе с багажом, третьих лиц).
Так, путевой лист подлежит оформлению собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Закон N 259-ФЗ)).
Состав сведений, указанных в ч. 3 ст. 6 Закон N 259-ФЗ , и порядок оформления или формирования путевого листа утверждены Приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390 (далее – Приказ N 390).
Согласно п. 7 Приказа N 390, сведения о виде перевозки должны включать информацию о перевозке, в частности, перевозки для собственных нужд.
Таким образом, чтобы избежать возможных споров с контролирующими органами, если директор управляет личным или служебным автомобилем в служебных целях и перевозит на нем грузы и (или) других лиц, кроме себя (например, своих работников, в том числе с багажом, третьих лиц), то в целях подтверждения расходов на ГСМ стоит оформлять путевой лист.
Однако, если директор, не являющийся по должности водителем, использует легковой автомобиль организации для служебных поездок, а не для перевозки грузов и/или пассажиров и/или багажа, то, по нашему мнению, оформлять путевой лист не обязательно.
В этом случае, расходы на ГСМ можно подтвердить (п. 1 ст. 252, ст. 313 Налогового кодекса РФ, Письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@):
1) путевыми листами;
2) иными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, определяющими связь таких расходов с деятельностью организации, направленной на получение дохода. Например, документами, позволяющими установить график и маршрут передвижения в служебных целях с указанием пройденного расстояния в км. При составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.
Выбранный порядок подтверждения нужно закрепить в учетной политике.
Дополнительная информация:
Готовое решение: Как оформить использование служебного автомобиля в личных целях
Вопрос: У руководителя в постоянном пользовании служебный автомобиль. Надо ли оформлять путевой лист и проходить медосмотр? Как учесть по налогу на прибыль расходы на содержание авто? Затраты, которые нельзя распределить по цели использования, не учитываются в расходах? Возникает ли у руководителя доход по НДФЛ?
Вопрос: Должен ли работник иметь путевые листы, если он использует легковой автомобиль организации для служебных поездок и не является водителем, а организация не осуществляет деятельности по перевозке грузов или пассажиров?
Вопрос: Нужно ли оформлять путевой лист директору?
Вопрос: Можно ли в целях налога на прибыль учесть расходы на ГСМ, амортизацию автомобиля руководителя, если в путевом листе нет отметки о предрейсовом медицинском осмотре?
Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».
Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.
