Вопрос:
Организация зарегистрировалась в Роскомнадзоре как оператор персональных данных в части обработки и обеспечения сохранности персональных данных в рамках трудовых взаимоотношений. Учет и обработка осуществляется с помощью программы 1С. В случае увольнения работников как нам быть с предоставленными ими персональными данными? Должны ли мы уничтожить их или должны хранить?
Ответ:
Оператор персональных данных вправе осуществлять хранение документов, содержащих персональные данные уволенных работников, в пределах установленных сроков архивного хранения.
Обоснование:
Если цели обработки персональных данных достигнуты, вы по общему правилу должны прекратить обработку персональных данных или обеспечить ее прекращение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) и уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора). Это нужно сделать в срок, не превышающий 30 дней с даты достижения цели обработки персональных данных (ч. 4 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее - Закон о персональных данных)).
Однако, в ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ (далее - Закона №125-ФЗ) указано, что организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Специальные сроки хранения документов, установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
Поэтому, например, если работник при увольнении попросит уничтожить его персональные данные, а они содержатся в приказе о приеме на работу, то этот документ должен храниться 50/75 лет ЭПК и уничтожить его раньше установленного законодательством срока нельзя.
Так, разделом 8 указанного Перечня предусмотрено архивное хранение различных кадровых документов: приказы, распоряжения по личному составу; трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника; документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий; согласие на обработку персональных данных; личные карточки работников и др.
Есть специальные правила хранения документов, содержащих персональные данные работников. При их хранении нужно принимать специальные меры защиты (как при хранении в бумажном виде, так и в электронном виде). Это следует, в частности, из ч. 14 ст. 22.3, п. 7 ст. 86, ст. 87 ТК РФ, п. 3 ст. 3, ст. 7, ч. 1 ст. 19 Закона о персональных данных, ч. 1 ст. 17 Закона №125-ФЗ. Кадровые документы содержат персональные данные, поэтому надо обеспечить их защиту, например хранить в сейфах или помещениях с ограниченным доступом, а в электронном виде – с доступом по логину и паролю также для определенных лиц.
В связи с этим мы полагаем, что оператор вправе осуществлять хранение документов, содержащих персональные данные уволенных работников, в пределах установленных сроков архивного хранения, включая хранение в электронном виде, так как это прямая обязанность работодателя в силу закона.
Документальное оформление факта уничтожения персональных данных в том числе при достижении цели обработки персональных данных либо при отзыве согласия на их обработку осуществляется в соответствии с Требованиями к подтверждению уничтожения персональных данных, утвержденными Приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 N 179 (далее - Требования) (ч. 7 ст. 21 Закона N 152-ФЗ).
Дополнительная информация:
Вопрос: Каков порядок уничтожения персональных данных оператором при достижении цели обработки персональных данных либо при отзыве согласия на их обработку?
Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».
Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.
