Вопрос:
Сотрудник учреждения потратил собственные средства для отправки корреспонденции почтой. Каким документом оформить возмещение почтовых услуг, авансовым отчетом ф. 0504505 или использовать отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520)?
Ответ:
По общему правилу, авансовый отчет (ф. 0504505) составляется на выданные под отчет средства наличными, при перечислении денежных средств на банковскую карту учреждения или на личную банковскую карту работника и оформляется на бумажном носителе (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухучета, утвержденные Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н, далее Методические указания N 52н).
Если ведение учета по решению Правительства РФ, высшего исполнительного органа власти субъекта РФ или местной администрации передано в рамках централизации полномочий, то заполняется унифицированная форма электронного документа - отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Также указанная форма заполняется, если требования о ее применении установлены в учетной политике учреждения (Методические указания N 52н, Письма Минфина России от 18.03.2021 N 02-07-10/19776, от 23.12.2020 N 02-07-10/116586).
Кроме того, информацию в отчете (ф. 0504520) заполняет подотчетное лицо (уполномоченное лицо) на основании документа-основания, в соответствии с которым принято решение о выдаче ему денежных средств (Методические указания N 52н).
По условиям вопроса, денежные средства в подотчет на почтовые услуги не выдавались, документа-основания для выдачи денежных средств также нет.
Таким образом, применение вышеуказанных форм в данной ситуации инструкциями по бюджетному учету, а также порядком применения унифицированных форм бюджетного учета не урегулировано.
Во избежание ненужных трений с контролирующими органами во время проверок, полагаем, бюджетное учреждение должно в обязательном порядке в своей учетной политике указать, что оно наделяет сотрудников правом осуществлять определенные действия от имени организации за свой счет, подробно расписать внутренние, специфические правила по проведению расчетов с сотрудниками - подотчетными лицами.
Порядок (документальное оформление) и сроки возмещения расходов подотчетному лицу в случае, если расходы произведены им без предварительного получения денежных средств под отчет, необходимо закрепить в своей учетной политике.
Так же отметим, учреждение может установить в учетной политике, что расходы, понесенные сотрудником за счет собственных средств, компенсируются только после заполнения и утверждения авансового отчета по ф. 0504505 руководителем учреждения.
Вы можете также установить для компенсации расходов иной документ, например, заявление работника с подробным описанием затрат и приложенных к нему оправдательных документов (или другой разработанный вами документ с учетом обязательных реквизитов).
Обязательно составьте приказ руководителя для компенсации таких расходов.
Дополнительная информация:
Готовое решение: Как казенному, бюджетному, автономному учреждению заполнить авансовый отчет (ф. 0504505)
Вопрос: Нужно ли оформлять авансовый отчет (ф. 0504505) в случае, когда деньги под отчет работнику предварительно не выдавались? Расходы для нужд учреждения произведены за счет собственных средств лица по согласованию с руководством. ("Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2019, N 5)
Вопрос: Нужно ли оформлять авансовый отчет, если работник израсходовал собственные средства на приобретение материалов? ("Руководитель бюджетной организации", 2018, N 8)
Готовое решение: Как учреждению оформить и отразить в бухгалтерском (бюджетном) учете расчеты с подотчетными лицами
Готовое решение: В каких случаях и как составить отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520)
Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».
Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.
