Вопрос:
В связи с производственной необходимостью работник самостоятельно заключил договор сроком на 11 месяцев на аренду жилья. Руководство компании приняло решение о компенсации работнику аренды жилья. При этом выяснилось, что арендодатель не исчисляет и не уплачивает НДФЛ, а также не предоставляет чек по оплате жилья. Поэтому квитанцию об оплате арендованного жилья из своего личного кабинета предоставляет сам работник.
Может ли работодатель возместить работнику стоимость аренды, если внутренними локальными актами данная компенсация не предусмотрена. При этом работодатель заключил дополнительное соглашение к трудовому договору на данную компенсацию. Должен ли работодатель удержать с суммы возмещения НДФЛ?
Ответ:
Согласно ч. 4 ст. 169 ТК РФ работодатель вправе предусмотреть оплату проживания привлеченному работнику как расходы на обустройство на новом месте жительства, установив такую компенсацию коллективным договором или локальным нормативным актом либо по соглашению сторон трудового договора.
Таким образом, компания на основании дополнительного соглашения к трудовому договору может предусмотреть компенсацию сотруднику на съем жилья.
В связи с тем, что работник заключил договор аренды от своего имени, т.е. без участия работодателя, с арендодателем, то в этой ситуации работодатель не является налоговым агентом, не исчисляет и не уплачивает НДФЛ с доходов арендодателя, т.к. не является стороной сделки. Налоговые риски, связанные с неуплатой налога с полученного дохода и не предоставления чека в рамках договора аренды, возникают только у арендодателя.
Отдельно отметим, в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы работника, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло.
Перечень доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ, содержится в ст. 217 НК РФ.
В соответствии с п.1 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ, если иное не предусмотрено данным пунктом, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с возмещением расходов на оплату жилых помещений, предоставляемых во временное пользование.
Таким образом, в случае, когда компенсация расходов по найму жилья работнику осуществляется компанией на основании дополнительного соглашения к трудовому договору, а не в соответствии с законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, такая компенсация работнику подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.
Дополнительная информация:
Вопрос: Как работодателю оплатить проживание работнику, привлеченному для работы из другого региона? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)
Вопрос: Об НДФЛ и страховых взносах при компенсации иногородним работникам расходов на наем жилых помещений на основе ЛНА (трудового договора). (Письмо Минфина России от 08.09.2022 N 03-04-05/87274)
Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».
Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.
