Вопрос:
Учреждение оказывает услуги. Иногда возникают случаи, когда необходимо вернуть покупателю денежные средства из кассы за не оказанные по различным причинам услуги. Возврат денежных средств из кассы бюджетного учреждения за оплаченные, но не оказанные услуги осуществляется на основании заявления на возврат от покупателя. Как долго нужно хранить это заявление? Нужно ли подшивать его к кассе?
Ответ:
Письменная форма заявления покупателя о возврате денег из кассы, как и сам факт составления такого заявления, нормативными документами не предусмотрена. Однако заполнение заявления в письменной форме является общераспространенной практикой, поскольку это удобно для обеих сторон. Для продавца оно служит документальным основанием для совершения операции по возврату денежных средств и подтверждением его правомерности.
Так же заявление обычно составляют, чтобы предотвратить возможные претензии со стороны проверяющих органов продавцу, возвращающему деньги покупателю.
Сроки хранения документов установлены Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, а также Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", далее Перечень типовых управленческих архивных документов.
Заявление от покупателя на возврат денежных средств, с одной стороны, можно связать с кассовыми документами.
Кассовые документы хранятся 5 лет. Однако, формы кассовых документов в учреждении унифицированы, заявления от покупателя среди таких форм нет (п. п. 167 Инструкции N 157н, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, разд. 1 Перечня первичных учетных документов, утвержденный Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н).
При отсутствии унифицированных форм первичных документов, учреждение имеет право установить собственную форму такого документа, в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее, Закон о бухгалтерском учете), утвердив ее в учетной политике (пп. "г" п. 9 СГС "Учетная политика", утвержденного Приказом Минфина России от 30.12.2017 N 274н, п. 25 СГС "Концептуальные основы", утвержденного Приказом Минфина России от 31.12.2016 N 256н, разд. 1 Методических указаний N 52н, утвержденных Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н, Письмо Минфина России от 19.09.2019 N 02-07-05/72459).
Таким образом, по нашему мнению, заявление можно отнести к первичным документам, срок хранения которых в соответствии со ст. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, также составляет 5 лет.
В отношении хранения данного заявления с кассовыми документами отметим, что Порядок хранения бухгалтерских документов (в том числе первичных учетных документов, регистров учета и отчетности) определяет руководитель учреждения и (или) руководитель централизованной бухгалтерии (ч. 1 ст. 7, ч. 3 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, п. п. 13, 33 СГС "Концептуальные основы", п. 14 Инструкции N 157н).
Таким образом, учреждение самостоятельно решает, в каком виде будет создавать архив документов.
По нашему мнению, конечно, целесообразно хранить такое заявление вместе с кассовыми документами (срок хранения одинаков). Заявление от покупателя в данном случае служит основанием (оправдательным документом) для РКО при возврате средств покупателю.
Дополнительная информация:
Типовая ситуация: Бухгалтерские и кадровые документы: сроки хранения и уничтожение
Готовое решение: Как учреждению оформлять первичные (сводные) документы для целей бухгалтерского (бюджетного) учета, исправлять в них ошибки, хранить их, составлять номенклатуру дел
Готовое решение: Как учреждению оформлять первичные (сводные) документы для целей бухгалтерского (бюджетного) учета, исправлять в них ошибки, хранить их, составлять номенклатуру дел
Готовое решение: Как учреждению оформлять кассовые операции
Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».
Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.
