Вопрос:
Нужно ли платить НДФЛ и страховые взносы, если сотрудник уволился, а выплаченные ему подотчетные суммы не были возвращены?
Ответ:
В ситуации, когда работник уволился, и организация простит долг по подотчетной сумме работнику или обратится в суд и суд откажет во взыскании, а также если по иным причинам не сможет взыскать с работника данные суммы, то НДФЛ нужно удержать и перечислить в бюджет. Если удержать НДФЛ не представляется возможным, то об этом необходимо сообщить уволенному работнику и налоговому органу, отразив в отчетности доходы уволенного работника.
НДФЛ нужно удержать во всех случаях, когда подотчетные суммы не были потрачены на оплату расходов организации, но при этом остались в распоряжении работника. Например, работник не представил авансовый отчет, а организация не удержала из зарплаты подотчетные суммы (Письма Минфина России от 16.12.2019 N 03-04-06/98341, от 01.02.2018 N 03-04-06/5808, ФНС России от 23.07.2021 N ЗГ-2-2/1090@).
Доход и налоговая база по НДФЛ в размере невозвращенной суммы возникают у работника при списании задолженности (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ). По общему правилу НДФЛ надо исчислить на дату получения дохода работником (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Датой получения подотчетным лицом дохода в виде невозвращенных подотчетных сумм является наиболее ранняя из дат (Письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610):
1) дата, с которой взыскание стало невозможно (например, дата истечения срока исковой давности);
2) дата принятия руководителем решения об отказе от взыскания (например, дата принятия решения о прощении долга). Аналогичный вывод в отношении прощения долга банком сделан в Письме ФНС России от 17.08.2022 N СД-4-3/10775@. Полагаем, что эти разъяснения можно отнести к прощению долга подотчетному лицу.
Если нет возможности удержать НДФЛ до 31 января года, следующего за истекшим налоговым периодом (например, работник уже уволился), организация должна в срок не позднее 25 февраля года, также следующего за истекшим периодом, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Также необходимо будет начислить и уплатить страховые взносы с не возвращенной суммы, если уволенный работник не вернет денежные средства, выданные ему в подотчет.
Дополнительная информация:
Готовое решение: Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму
Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».
Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.
