Договор займа с генеральным директором

Вопрос:
Необходимо оформить договор займа сотруднику (Гендиректору). Кто должен подписать этот договор? Можно ли выдавать займ из кассы ООО? Одной суммой или можно частями (скажем в течение месяца), а также без процентов? Есть ли какие то "особые" требования или пункты, которые необходимо обязательно указать в договоре? И какие еще надо документы оформить, кроме договора?
Ответ:
    По договору займа одна сторона (займодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить займодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества (п.1 ст.807 ГК РФ).
Для договора займа единственным существенным условием, предусмотренным ГК РФ, является сумма займа (п. 1 ст. 807 ГК РФ).
Не являются существенными условиями:
- срок и порядок возврата займа. При отсутствии такого условия применяются правила п. 1 ст. 810 ГК РФ;
- условие о размере и порядке выплаты процентов. При отсутствии такого условия применяются правила п. 1 ст. 809 ГК РФ.
Так как заимодавцем является юрлицо, то договор заключается в письменной форме независимо от суммы.
При этом он считается заключенным с момента передачи денег или других вещей. Соответственно если вы планируете выдавать заем частями, то формально по каждой такой части возникают самостоятельные сделки.
Сама сумма займа может быть перечислена (выплачена) как непосредственно заемщику, так и любому иному указанному заемщиком лицу (например, банку).
Поскольку заем выдается физлицу, не являющемуся индивидуальным предпринимателем, то такой заем может быть выдан из кассы организации наличными без ограничений по сумме. Однако следует помнить, что ЦБ РФ ограничивает направления расходования наличной выручки, и в частности на выдачу займов (Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов"). Поэтому если вы планируете выдать заем из средств, полученных в качестве наличной выручки, необходимо вначале внести выручку на расчетный счет, а затем снять со счета, внести в кассу и уже за счет этих денег выдать заем.
Погашение займа может быть предусмотрено договором с любой периодичностью, в том числе единовременно в полной сумме долга.
Без доверенности от имени организации вправе действовать ее единоличный исполнительный орган (директор, генеральный директор). При этом даже в случае, если директор подписывает договор займа и от имени заимодавца, и от себя как заемщик, он действует в разных качествах -  как представитель юрлица и как гражданин. Поэтому данная ситуация вполне возможна и не запрещена законодательством.
Если вас смущает такой вариант, возможно оформить доверенность на другого сотрудника на право подписи договора займа от имени организации.
В любом варианте нужно учитывать, что в случае существенности суммы выдача займа может потребовать одобрения участников ООО (как крупная сделка, либо сделка с заинтересованностью – ст.45, 46 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью").
Если организация планирует выдать беспроцентный заем, то об этом необходимо прямо указать в договоре (в противном случае у заемщика  возникает обязанность уплатить проценты по ставке рефинансирования ЦБ РФ  - ст.809 ГК РФ).
В случае получения беспроцентного займа у физлица возникает объект налогообложения НДФЛ в размере материальной выгоды, рассчитываемой в соответствии с нормами гл.23 НК РФ.
На основании пп.1 п.1 ст.212 НК РФ доходом налогоплательщика, полученным в виде материальной выгоды, является материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными (кредитными) средствами, полученными от организаций или индивидуальных предпринимателей, за исключением, в частности, материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами, предоставленными на новое строительство либо приобретение на территории Российской Федерации жилого дома, квартиры, комнаты или доли (долей) в них, земельных участков, предоставленных для индивидуального жилищного строительства, и земельных участков, на которых расположены приобретаемые жилые дома, или доли (долей) в них.
При получении налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами, налоговая база определяется как превышение суммы процентов за пользование заемными (кредитными) средствами, выраженными в рублях, исчисленной исходя из двух третьих действующей ставки рефинансирования, установленной Центральным банком Российской Федерации на дату фактического получения налогоплательщиком дохода, над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора (пп.1 п.2 ст.212 НК РФ)
При этом дата фактического получения дохода при получении доходов в виде материальной выгоды определяется как день уплаты налогоплательщиком процентов по полученным заемным (кредитным) средствам (пп.3 п.1 ст.223 НК РФ).
Главой 23 НК РФ не установлено особенностей определения налоговой базы в отношении материальной выгоды от экономии на процентах при выдаче беспроцентных займов. Формально НДФЛ не рассчитывается, т.к. отсутствует "день уплаты налогоплательщиком процентов" (п. п. 6, 7 ст. 3 НК РФ). Однако обосновать такой формальный подход весьма проблематично. Ведь экономическая выгода у физлица все же возникает (ст.41 НК РФ). Кроме того, имеются многочисленные разъяснения контролирующих органов, согласно которым налоговая база в виде материальной выгоды от экономии на процентах в отношении беспроцентных займов определяется на соответствующие даты фактического возврата заемных средств (Письма Минфина РФ от 26.03.2013 N 03-04-05/4-282, от 25.07.2011 N 03-04-05/6-531, от 16.05.2011 N 03-04-05/6-350, от 29.03.2011 N 03-04-06/6-61, от 20.08.2010 N 03-04-06/7-184, УФНС России по г. Москве от 04.05.2009 N 20-15/3/043262@). Иными словами, доход в виде материальной выгоды по договору беспроцентного займа будет возникать у налогоплательщика на каждую дату возврата заемных средств. При этом налоговая база по НДФЛ должна рассчитываться исходя из суммы возвращаемых заемных средств (Письмо Минфина России от 25.12.2012 N 03-04-06/3-366).
Имеются также примеры судебных решений, подтверждающих указанный подход (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 30.07.2013 по делу N А03-9886/2012, ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.03.2013 по делу N А58-4544/12, ФАС Уральского округа от 04.12.2012 N Ф09-11970/12 по делу N А60-7752/2012, от 22.06.2012 N Ф09-4788/12 по делу N А50-17140/2011).
Обращаем ваше внимание, что при расчете НДФЛ с материальной выгоды применяется налоговая ставка в размере 35% (п.2 ст.224 НК РФ).
Исчисление, удержание НДФЛ и перечисление его в бюджет осуществляется организацией - налоговым агентом.
Таким образом, в комплект документов по рассматриваемой ситуации входят договор займа и платежные документы на перечисление самого займа и процентов (если они предусмотрены договором). При необходимости также оформляется протокол собрания участников об одобрении сделки и расчет НДФЛ с материальной выгоды.