Вопрос:
При получении персональных данных от соискателя на работу, которые будут передаваться в стороннюю организацию для проверки службой безопасности, достаточно ли будет указания этого в одном согласии на обработку персональных данных, или необходимо получить отдельное согласие, в котором будут указаны сведения об этой организации (наименование, ОГРН)?
Ответ:
Законом не установлен специальный порядок обработки персональных данных соискателей на замещение вакантных должностей, поэтому соблюдайте общие требования, как при обработке персональных данных работников организации. При этом есть некоторые нюансы, связанные в том числе с целью обработки персональных данных, способом их получения.
Передавать сведения о соискателе (его персональные данные) третьему лицу запрещается без его согласия (за исключением некоторых случаев для целей исполнения требований законодательства: СФР, ФНС, правоохранительные органы и т.п) (п. 7 ст. 86, абз. 1, 2 ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ), п. 1 ч. 1, 3, 5 ст. 6, ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 08.08.2024) "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ)).
Соответственно, для передачи персональных данных соискателя необходимо письменное согласие. Из указанного документа должно быть понятно, кому будут передаваться его персональные данные и с какой целью. Следует также учитывать, что в соответствии со ст. 88 ТК РФ работодатель обязан предупредить лиц, получающих персональные данные, о том, что данные сведения могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено.
Прежде всего стоит отметить, что единой утвержденной типовой формы согласия на обработку персональных данных нет.
Типовые формы согласия на обработку персональных данных могут разрабатывать отдельные органы государственной власти (как на федеральном, так и на региональном уровне), а также иные органы и организации. Например, типовая форма согласия на обработку персональных данных федеральных государственных гражданских служащих Федеральной налоговой службы, а также иных субъектов персональных данных приводится в Приложении N 5 к Приказу ФНС России от 21.04.2015 N ММВ-7-4/165@.
Разработать форму согласия для своих целей вы можете самостоятельно. При этом учтите, что такое согласие должно соответствовать установленным требованиям, в том числе специальным требованиям, если вы получаете согласие на распространение персональных данных.
Так, в частности, отдельного согласия потребует обработка персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения (раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц) (п. 5 ст. 3, п. 1 ч. 1 ст. 6, ст. 10.1 Закона N 152-ФЗ).
Передача персональных данных третьему лицу для целей проверки информации не будет являться распространением.
Поэтому, требования или запрета на то, что в стандартное согласие на обработку персональных данных соискателя, используемое организацией, нельзя включать, в том числе согласие на передачу персональных данных в службу безопасности (третьему лицу), нет.
Тем не менее, учитывая, что законодательством не регулируется порядок оформления согласия соискателя на передачу его персональных данных третьему лицу для целей проверки информации, равно как отсутствуют конкретные разъяснений по данному вопросу, полагаем, в общем случае на каждую такую передачу персональных данных работника (соискателя) третьим лицам работодателю необходимо оформлять отдельное письменное согласие на передачу персональных данных (абз. 2, 3 ст. 88 ТК РФ, ч. 5 ст. 5, ч. 3 ст. 6 Закона N 152-ФЗ). Это обезопасит работодателя от рисков претензий со стороны контролирующих органов (Роскомнадзора).
В согласии работника (соискателя) на обработку его персональных данных конкретным третьим лицом нужно указать, в частности: наименование организации (кому они передаются), осуществляющего обработку персональных данных (также рекомендуется указать его ИНН, ОГРН), перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие, перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, цель их обработки, срок, в течение которого действует согласие на обработку персональных данных, а также способ его отзыва (ч. 4 ст. 9 Закона N 152-ФЗ).
Учитывая вышеизложенное, на передачу сторонней организации (службе безопасности иной организации) персональных данных соискателя целесообразно оформить отдельное согласие, в котором указать название этой организации, а так же его ИНН, ОГРН, цель передачи, а так же объем персональных данных, которые будут передаваться.
За официальными разъяснениями рекомендуем обратиться в Роскомнадзор России.
Дополнительная информация:
Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работников.
Готовое решение: Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации.
Готовое решение: В каком порядке должна осуществляться обработка персональных данных физлиц.
Типовая ситуация: Персональные данные работников: понятие, обработка, защита и передача.
Вопрос: Надо ли запрашивать отдельное согласие работника на передачу его персональных данных, указанных в договоре об оказании услуг, третьим лицам (с указанием контрагента)? Вправе ли контрагент передавать его данные своим работникам?
Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».
Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.
