13.11.2024

Может ли организация на УСН с объектом «доходы минус расходы» не оформлять путевые листы на арендованные служебные автомобили?

Вопрос:

В организация на УСН «доходы минус расходы» арендует автомобили (без экипажа) для служебных целей. Путевые листы не используются как документ-основание для списания ГСМ, оформляется Акт на списание, в котором указывают общее количество израсходованного ГСМ за месяц. Таким образом, нет привязки путевого листа к конкретному автомобилю. Возможно предприятиям на УСН есть послабления по документальному оформлению путевых листов?

 

Ответ:

При применении УСН стоимость ГСМ признают в материальных расходах или в расходах на содержание служебного автотранспорта при условии их фактической оплаты (в том числе при отсутствии задолженности перед подотчетным лицом) (пп. 5, 12 п. 1 ст. 346.16, пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, Письма Минфина России от 27.09.2018 N 03-11-11/69335, от 23.12.2009 N 03-11-09/413). При этом признанные расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 Налогового Кодекса РФ).

Таким образом, для учета расходов на ГСМ при УСН помимо оплаты, нужны документы, подтверждающие служебный характер поездок.

Для организаций на УСН нет послаблений по документальному оформлению использованного ГСМ в служебных целях для налоговых расходов.

При аренде автомобиля без экипажа составлять путевой лист должен арендатор.

Подтвердить экономическую обоснованность расходов можно на основании путевых листов или иных документов, оформленных в соответствии с требованиями законодательства, в тех отчетных периодах, за которые составлены эти документы.

В частности, при подтверждении расходов на приобретение топлива для служебного автомобиля надо учитывать состав обязательных сведений путевого листа и порядок его оформления или формирования, утвержденные Приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390 "Об утверждении состава сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", и порядка оформления или формирования путевого листа", далее Состав сведений и порядок оформления или формирования путевого листа (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 21.06.2023 N 03-03-06/1/57550).

Отметим, при заполнении сведений о лице, оформившем путевой лист, арендатору нужно указывать свои реквизиты. В путевом листе арендатор заполняет сведения об арендованном автомобиле и сведения о водителе, а также сведения о виде перевозки и виде сообщения (пп. 2, 3, 4, 5, 6 п. 1 Состава сведений и порядка оформления или формирования путевого листа).

Таким образом, сам путевой лист (унифицированную форму) вы можете не использовать, но вам тогда нужно разработать собственный документ, который предусматривает состав обязательных сведений путевого листа (утвердив его в учетной политике). Так как налоговая инспекция при проверке, может убрать из расходов по УСН суммы по надлежаще не оформленным документам (которые не будут подтверждать служебный характер поездок), и доначислить налог при УСН.

 

Дополнительная информация:

Типовая ситуация: ГСМ: нормы и учет расходов

Готовое решение: Как заполнить путевой лист

Типовая ситуация: Путевой лист: примеры заполнения

Готовое решение: Кто и в каком порядке оформляет путевые листы при аренде автомобиля

Готовое решение: Как учитывать горюче-смазочные материалы

 

Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».

Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.