11.11.2024

Как учесть денежные средства, выданные работнику по ГПХ-договору в качестве возмещения его расходов, если он умер, не успев по ним отчитаться?

Вопрос:

В компании работал сотрудник по ГПХ-договору. Ему были выданы денежные средства на командировочные расходы. При возврате из командировки, сотрудник не успел отчитаться и скоропостижно умер. Как компании списать денежные средства?

 

Ответ:

Компания может списать не возвращенные умершим работником денежные средства как дебиторскую задолженность, не возможную ко взысканию.

Документом-основанием для списания задолженности будет являться справка о смерти работника.

Порядок списания дебиторской задолженности по умершему работнику по ГПХ аналогичен порядку списания дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности.

Фактически, выданные работнику по ГПХ для поездки денежные средства не являются денежными средствами в подотчет на осуществление командировочных расходов, а его поездка не является командировкой.

Соответственно, указанные денежные средства являются денежными средствами, выплаченными организацией на основании гражданско-правового договора для оплаты поездки работника по ГПХ.

Таким образом, указанная задолженность является дебиторской задолженность контрагента по ГПД.

В бухгалтерском учете указанная задолженность списывается в прочие расходы, а в налоговом учете во внереализационные расходы (п. 2 ст. 266 Налогового кодекса Российской Федерации, п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 N 34н).

Также необходимо учесть, что, безнадежной ко взысканию признается задолженность на дату смерти умершего работника по ГПХ в случае, если у работника нет наследников. Если есть наследники, то организация может попытаться взыскать такую задолженность с наследников. В этом случае дебиторская задолженность, не возможная ко взысканию, списывается на дату истечения срока исковой давности (3 года).

 

Дополнительная информация:

Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки

Статья: Расчеты с подотчетниками: разбираем вопросы о разном

Вопрос: Об НДФЛ при выплате сумм, причитающихся умершему работнику, а также о налоге на прибыль и бухучете при наличии у него задолженности перед организацией. (Письмо Минфина РФ от 24.02.2009 N 03-02-07/1-87)

Готовое решение: Как списать нереальную для взыскания (безнадежную) дебиторскую задолженность в бухгалтерском учете

Готовое решение: Как списать дебиторскую задолженность в налоговом учете

 

Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».

Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.