31.10.2024

Можно ли принять к учету полученный в электронной форме от контрагента через оператора электронных данных УПД в формате PDF?

Вопрос:

Можно ли принять к учету, полученный в электронной форме от контрагента через оператора электронных данных УПД в формате PDF? Обязательно ли УПД должны быть выгружены по ЭДО в формате только xml?

Ответ:

Организация не сможет принять к учету электронный УПД, полученный от контрагента по системе ЭДО в формате PDF, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью.

Налоговое законодательство РФ предусматривает оформление УПД (счета-фактуры) в электронной форме исключительно в формате XML. Применение иных, не утвержденных ФНС России форматов, не допускается.

 

Обоснование:

В соответствии с абз.2 п.1 ст.169 НК РФ счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур (если иное не предусмотрено НК РФ, в частности по прослеживаемым товарам) в соответствии с установленными форматами и порядком.

Форматы счета-фактуры в электронной форме утверждаются ФНС РФ (п.9 ст.169 НК РФ). В настоящее время счет-фактура (УПД) в электронной форме выставляется по Формату, утвержденному Приложением N 1 к Приказу ФНС России от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@.

До 1 апреля 2025 г. можно использовать и другой формат, приведенный в Приложении N 2 к этому Приказу. Однако оба эти формата предусматривают составление счет-фактуры (УПД) как электронного документа только в формате XML-файлов. Таким образом, нельзя использовать файл в формате PDF для счета-фактуры (УПД), выставляемого в электронной форме.

Однако если изначально счет-фактура (УПД) был оформлен на бумаге и подписан «живой» подписью, то вы можете заверить его электронную копию (скан-образ) электронной подписью и направить своему контрагенту или в налоговый орган (при ответе на запрос о предоставлении документов в рамках контрольных мероприятий) - но только в качестве заверенной копии изначального бумажного документа. Для использования в таком качестве формат PDF допустим.

 

Дополнительная информация:

Готовое решение: Как выставлять УПД в электронной форме

Приказ ФНС России от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@ "Об утверждении форматов счета-фактуры, универсального передаточного документа, включающего счет-фактуру, универсального передаточного документа, форматов счета-фактуры, выставляемого (составляемого) при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, выставляемый (составляемый) при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, и представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме"

 

Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».

Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.