16.10.2024

Могут ли стороны по договору оказания услуг составить акт об оказания услуг в электронном виде и может ли акт составляться в одностороннем порядке?

Вопрос:

Можно ли подписывать акты оказанных услуг в одностороннем порядке заказчиком, либо обеими сторонами онлайн, либо есть иной способ подтвердить факт оказания услуг без подписания акта?

 

Ответ:

Как правило, факт оказания услуг подтверждается актом. Отчет об оказанных услугах также может быть подтверждением факта оказания услуг, если обязанность по его составлению предусмотрена договором.

Договором может быть предусмотрена возможность составления одностороннего акта оказания услуг, например, на случай, если заказчик уклоняется от подписания акта или немотивированно отказывается от его подписания. Односторонний акт может являться доказательством факта оказания услуг (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 11.04.2024 N Ф10-326/2024 по делу N А14-7610/2023).

Акт оказанных услуг по договору может быть составлен и подписан в электронной виде. Чтобы при исполнении договора использовать электронный акт, сторонам нужно договориться о порядке обмена электронной информацией. Соглашение можно оформить в виде отдельного документа или как условие в договоре (Типовая ситуация: Как организовать ЭДО с контрагентами). В ходе него обе стороны должны использовать электронную подпись (далее - ЭЦП) (Письмо ФНС России от 23.04.2018 N ЕД-4-15/7760). Обмениваться такими документами можно с использованием корпоративной информационной системы, например через оператора электронного документооборота (ОЭД). Другой вариант - обмен без его участия, например, через собственную информационную систему или по электронной почте. Акт оказания услуг по договору в электронной форме должен быть заверен ЭЦП.

 

Обоснование:

 

Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 11.04.2024 N Ф10-326/2024 по делу N А14-7610/2023

"...Как установлено судами и следует из материалов дела, 12.09.2022 между ООО "Сто машин" (исполнитель) и ООО "ТУ Логистик" (заказчик) заключен договор возмездного оказания услуг N 101, по условиям которого заказчик поручает, а исполнитель принимает на себя обязанности по оказанию услуг по техническому обслуживанию и ремонту автотранспортных средств заказчика в соответствии с действующими нормативными актами, техническими, эксплуатационными и ремонтными нормами и правилами, рекомендациями изготовителя автотранспортных средств, а заказчик обязуется своевременно принимать и оплачивать исполнителю оказанные услуги (пункт 1.1 договора).

Односторонний акт сдачи или приемки результата работ может быть признан судом недействительным лишь в случае, если мотивы отказа от подписания акта признаны им обоснованными.

При этом, акты от 26.12.2022 N 1223, от 14.02.2023 N 98-101, от 21.02.2021 N 116-117 подписаны истцом в одностороннем порядке.

Доказательств направления в адрес исполнителя мотивированных возражений в отношении приемки выполненных работ в разумные сроки в материалы дела не представлено.

Доказательств, опровергающих факт выполнения истцом спорных работ (оказания услуг), ответчик в материалы дела не представил.

Таким образом, суды первой и апелляционной инстанции пришли к правомерному выводу о том, что результаты работ по актам от 26.12.2022 N 1223, от 14.02.2023 N 98-101, от 21.02.2021 N 116-117 следует считать принятыми, что влечет за собой возникновение встречного обязательства по их оплате (раздел 3 договора, статья 711 ГК РФ)..."

 

Письмо ФНС России от 23.04.2018 N ЕД-4-15/7760

"…В случае если при оформлении факта хозяйственной жизни составляется двусторонний (многосторонний) первичный учетный документ в электронной форме, то такой документ должен быть подписан электронными подписями обеих (всех) сторон сделки и замена подписи одной из сторон сделки на собственноручную подпись не соответствует требованиям Закона N 63-ФЗ..."

 

Какими документами подтверждается факт оказания услуг

Акт об оказанных услугах (акт сдачи-приемки), как правило, является основным подтверждением факта оказания услуг.

Отчет об оказанных услугах также может быть подтверждением факта оказания услуг, если обязанность по его составлению предусмотрена договором.

В договоре можно предусмотреть обязанность исполнителя предоставлять отчет, например, ежемесячно. Такое условие особенно удобно для договоров, рассчитанных на долгосрочное сотрудничество, когда требуется детальный учет деятельности исполнителя (в том числе для расчета платы за услуги).

Обязательных требований к форме и содержанию отчета нет, стороны при желании могут определить их в договоре. Рекомендуем составлять отчет в виде одного документа и подробно перечислять все действия, которые исполнитель совершил в рамках оказания услуг. Например, по договору об оказании консультационных услуг можно указать в отчете, когда и какие заключения подготовлены, приложить к отчету тексты заключений.

 

Дополнительные материалы:

Вопрос: Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?

Путеводитель. Что нужно знать об электронной подписи

 

Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».

Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.