Расходы на сотовую связь учредителям, которые не являются сотрудниками организации

Вопрос:
Вопрос касается включения в расходы по налогу на прибыль сумм, оплаченных за сотовую связь учредителям, не являющихся работниками организации. Договор с оператором связи оформлен на организацию, которая каждый месяц оплачивает услуги через расчетный счет и присылает отчетный документы и детализацию счетов. У учредителей организации 2 телефонных номера. Суммы по телефонам выходят большие с роумингом. Мы не можем записать эти телефоны на рядовых сотрудников и  руководителей. Учредители в организации не работают, не числятся и зарплату не получают.
Ответ:
В соответствии с пп25 п.1 ст.264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, информационно-телекоммуникационная сеть "Интернет" и иные аналогичные системы).
Отметим, что в пп.25 п.1 ст.264 НК РФ нет ограничений относительно того, что услуги связи должны быть использованы именно работниками компании.
В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ для целей налогообложения прибыли принимаются экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы.
Вопрос экономической обоснованности зачастую становится камнем преткновения в спорах с налоговыми органами. Так по мнению налоговиков расходы могут быть признаны не обоснованными если они не привели к получению доходов или в результате их осуществления компания получила убыток; размер расходов не соответствует финансовому состоянию дел организации;  произведенные расходы не связаны с основными видами деятельности компании; величина расходов завышена вследствие приобретения неоправданно, по мнению налоговиков, дорогого имущества и т.д.
Вопрос обоснованности и экономической оправданности расходов стал предметом рассмотрения Конституционного Суда РФ. В своих Определениях от 16.12.2008 N 1072-О-О, от 04.06.2007 N 320-О-П и от 04.06.2007 N 366-О-П суд разъяснил основные моменты, связанные с толкованием этих понятий и применением норм ст. 252 НК РФ.
- Расходы являются оправданными и экономически обоснованными, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом имеет значение лишь цель и направленность такой деятельности, а не ее результат (абз. 7, 8 п. 2 Определения N 1072-О-О, абз. 3, 4 п. 3 Определения N 320-О-П, абз. 3, 4 п. 3 Определения N 366-О-П).
- Экономическая оправданность расходов не может оцениваться исходя из их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата (абз. 9 п. 2 Определения N 1072-О-О, абз. 5 п. 3 Определения N 320-О-П, абз. 5 п. 3 Определения 366-О-П).
- Целесообразность, рациональность, эффективность финансово-хозяйственной деятельности вправе оценивать лишь налогоплательщик единолично, поскольку он осуществляет деятельность самостоятельно и на свой риск. Так, исходя из принципа свободы предпринимательской деятельности, суды не призваны проверять экономическую целесообразность принимаемых налогоплательщиком решений в сфере бизнеса (абз. 9, 10 п. 2 Определения N 1072-О-О, абз. 5, 6 п. 3 Определения N 320-О-П, абз. 5, 6 п. 3 Определения N 366-О-П, Определение ВАС РФ от 12.08.2008 N 9783/08).
- Все произведенные организацией расходы изначально предполагаются обоснованными. Доказать их необоснованность должны именно налоговые органы (абз. 11, 13 п. 2 Определения N 1072-О-О, абз. 7, 9 п. 3 Определения N 320-О-П, абз. 7, 9 п. 3 Определения N 366-О-П).
Таким образом, если услуги мобильной связи, используемой учредителями, действительно необходимы компании и связаны с ее коммерческой деятельностью (например, если учредители принимают активное участие в управлении компанией), данные расходы могут быть учтены при формировании налоговой базы по налогу на прибыль.
При этом вам необходимо их документально подтвердить. Минимальный комплект документов в рассматриваемой ситуации будет следующим:
- в уставе компании должно быть отражено право учредителей контролировать текущую деятельность компании
- желательно документально оформить решение учредителей о предоставлении им услуг мобильной связи за счет организации
- договор на оказание услуг связи  на соответствующие абонентские номера
- распоряжение руководителя организации о закреплении соответствующих абонентских номеров за учредителями
- акт или иной документ на передачу сим-карт
- первичные документы и счета-фактуры на оказанные услуги связи (налоговые органы зачастую также требуют расшифровку номеров)
Однако если расходы на связь связаны с иными аспектами деятельности, например, проведением переговоров, заключением договоров и т.д., то данные действия уже выходят за рамки отношений учредитель-организация. Отметим, что заключение сделок от имени юридического лица -  прерогатива его единоличного исполнительного органа (генерального директора и т.п.), либо иного лица уполномоченного на то соответствующей доверенностью, но не учредителей.
Соответственно если вы не «легализуете» данные отношения, принятие расходов на услуги связи в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль чревато спорами с налоговым органом. Кроме того, в такой ситуации у учредителей возникает доход в натуральной форме, облагаемый НДФЛ (ст.211 НК РФ).