01.12.2023

Можно ли направлять расчетные листки на личную электронную почту сотрудника?

Вопрос:

В связи с тем, что бухгалтерия организации располагается не в месте осуществления производственной деятельности, расчетные листки сотрудникам производственного цеха направляем на личную электронную почту. Является ли это нарушением?

 

Ответ:

«По умолчанию» расчетные листки по электронной почте рассылать нельзя. Расчетные листки в электронном виде можно направлять только в том случае, если организация применяет электронный документооборот в соответствии со ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ. В остальных случаях расчетные листки должны направляться работникам в бумажной форме (Письмо Минтруда России от 20.01.2023 N 14-6/ООГ-296).

Соответственно, в случае отсутствия электронного документооборота, при направлении расчетного листка на электронную почту сотрудника вы нарушаете трудовое законодательство, что может может повлечь ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а если аналогичное нарушение совершено повторно - по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

 

Обоснование:

При выплате заработной платы работодатель обязан известить работника в письменной форме о составных частях зарплаты, о начисленных ему за месяц суммах, о размерах удержаний и об общей сумме, подлежащей выплате.

Можно направлять расчетный листок в электронном виде только в тех случаях, когда организация перешла на электронный документооборот в порядке ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ.

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

·               о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

·               о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

·               о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

·               об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Информация о составных частях заработной платы доводится до сведения работника посредством представления ему расчетного листка, который достаточно выдавать один раз в месяц при выплате заработной платы за отработанный месяц (Письмо Роструда от 17.09.2021 N ПГ/26944-6-1).

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

При этом расчетные листки в электронном виде можно направлять только в том случае, если организация применяет электронный документооборот в соответствии со ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ. В остальных случаях расчетные листки должны направляться работникам в бумажной форме (Письмо Минтруда России от 20.01.2023 N 14-6/ООГ-296).

Электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):

·               Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России";

·               информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

При применении электронного документооборота не требуется дублирование документов на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

 

Путеводитель по кадровым вопросам. Заработная плата. Ответственность за невыплату заработной платы

 

 

Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».

Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.