17.10.2023

Как исправить и утвердить авансовый отчет, если в нем есть недочеты, а сотрудник отсутствует на работе по уважительной причине?

Вопрос:

После возвращения из командировки сотрудник предоставил авансовый отчет (АО), но на следующий день был вынужден, на основании распоряжения от руководства, уехать в другую командировку на 5 дней.

После проверки АО были обнаружены недочеты, в результате чего АО не может быть принят к учету. Как в данном случае можно утвердить АО? Нужно ли дожидаться возвращения сотрудника из другой командировки.

 

Ответ:

В рамках российского законодательства по возвращении из командировки работник обязан сдать работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных суммах.

В случае, когда работник не смог исправить недочеты по АО в трехдневный срок по причине отправки в другую командировку, он может отчитаться в иной срок, при условии, что данный срок утвержден работодателем в локальном нормативном акте и работник ознакомлен с ним.

 

Обоснование:

Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). Такой срок работодателю нужно установить в локальном нормативном акте, например в Положении о расчетах с подотчетными лицами, ознакомив с ним работников под подпись либо в электронной форме, если в организации введен электронный документооборот (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1, абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 1, 11 ст. 22.2, ч. 3 ст. 68 ТК РФ), или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчет.

В связи с изданием Указания N 5587-У не были внесены изменения в п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749), согласно которому работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. Пункт 26 Положения N 749 является специальной нормой права, устанавливающей согласно ст. 166 ТК РФ порядок направления работников в командировки, в том числе обязанность представления работником авансового отчета по командировке в трехдневный срок.

Функции по определению порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенного порядка ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства возложены на Банк России (ст. 34 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (далее - Закон N 86-ФЗ)). Банк России по вопросам, отнесенным к его компетенции Законом N 86-ФЗ и другими федеральными законами, издает в форме указаний, положений и инструкций нормативные акты, обязательные для федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления, всех юридических и физических лиц (ст. 7 Закона N 86-ФЗ).

Подпункт 6.3 п. 6 Указания N 3210-У устанавливает общий порядок установления срока представления авансового отчета.

Таким образом, работник должен в установленный руководителем срок, не превышающий трех рабочих дней по возвращении из командировки, представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (п. 26 Положения N 749, пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). Для иных случаев срок представления авансового отчета определяется работодателем.

Выданные под отчет денежные средства, по которым работником своевременно не представлен авансовый отчет, признаются его задолженностью перед организацией, и данные суммы могут быть удержаны из зарплаты работника. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609).

 

Дополнительная информация:

Готовое решение: Как оформить и представить авансовый отчет по командировке

 

 

Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».

Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.