Вопрос:
Сотрудник нашей организации был направлен в командировку. Проездные билеты были приобретены в оба конца, туда и обратно. Сотрудник не смог вернуться из командировки по билету, приобретенному первоначально, купил билет на рейс позже. Как отразить в налоговом учете стоимость билета, которым не воспользовался сотрудник.
Ответ:
В соответствии с п.4 "Положения об особенностях направления работников в служебные командировки" (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, ред. от 14.05.2013) срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке, за исключением заграничных командировок (п.7 Положения).
Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.
Таким образом, при командировках в пределах РФ фактический период командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении, сделанных на оборотной стороне документа.
По общим правилам (п.4 Положения) днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Таким образом, период командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении и с учетом времени нахождения в пути.
Работнику возмещаются расходы на проезд к месту командировки и обратно (п. 11, 12 Положения).
Если сотрудник не использовал проездной билет и не сдал его перевозчику для возврата провозной платы (в порядке, установленном соответствующим транспортным Уставом), то прежде всего необходимо получить пояснения самого сотрудника (оптимально в письменном виде).
Причину задержки в месте командировки при необходимости можно отразить в Отчете о выполнении служебного задания (форма N Т-10а).
Если причина самой задержки в месте командировки уважительная (например, сотрудник задержался на переговорах и т.п.) и причина, по которой неиспользованный билет не был сдан перевозчику, также объективна, то на наш взгляд при наличии документально зафиксированных объяснений работника стоимость приобретенного билета может быть учтена при налогообложении прибыли как затраты на служебную командировку (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), поскольку является экономически обоснованным расходом.
Если же задержка произошла по вине самого работника, то вы вправе не компенсировать сотруднику затраты на приобретение им нового билета, а признать в расходах стоимость билета, приобретенного организацией (если это имело место в пределах одних суток и задержка не повлекла дополнительные расходы на проживание в месте командировки).
Если вы, при наличии вины работника, все же будете возмещать ему стоимость приобретенного им нового билета, то такие расходы нельзя признать экономически обоснованными, а соответственно учесть при налогообложении прибыли. Кроме того налоговые органы с большой долей вероятности расценят такое возмещение как доход сотрудника, а соответственно возникает необходимость удержания НДФЛ и начисления страховых взносов.
Если сотрудник выехал из места командировки в другой день, нежели установленный ему срок окончания служебной командировки, то факт задержки требует получения письменных пояснений в обязательном порядке, поскольку эта ситуация уже чревата несвоевременным выходом сотрудника на работу (ст.193 Трудового кодекса РФ).
Кроме того в такой ситуации в качестве расходов на проезд сотрудника из места командировки может быть учтена только стоимость того билета, которым фактически воспользовался сотрудник - то есть приобретенного им на другой рейс. Соответственно компания обязана возместить работнику данные расходы, поскольку они непосредственно связаны со служебной командировкой, а не его личными нуждами.
Вместе с тем организация понесла расходы в виде стоимости приобретенного ранее билета. Если даже в задержке виноват сам сотрудник, то просто удержать из его заработной платы данные затраты компания не вправе, поскольку ст.137 ТК РФ ограничивает права работодателя на удержания из заработной платы.
Однако в рассматриваемой ситуации компания по вине работника понесла определенные расходы, которые не были необходимы при «нормальном» прохождении командировки. На наш взгляд, данные расходы могут рассматриваться как ущерб, причиненный организации по вине работника (если задержка действительно произошла по вине работника).
В соответствии со ст.238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.
Отметим, что работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (ст.240 ТК РФ).
Однако если компания примет решение взыскать причиненный ей ущерб с сотрудника, то необходимо учитывать что:
- за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст.241 ТК РФ).
- работодатель обязан соблюсти процедуру взыскания, и в частности в обязательном порядке запросить с работника письменное объяснение (ст.247 ТК РФ).
Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (ст.248 ТК РФ).
18.09.14
