Вопрос:
Сотрудник компании был направлен в командировку, размещение в гостинице компания оплачивала по счету Индивидуальному предпринимателю с расчетного счета, сотрудник вернулся из командировки и сообщил, что документы, подтверждающие его размещение в гостинице, забыл забрать. Получить документы от гостиницы не получается. В подтверждение нахождения сотрудника в командировке есть командировочное удостоверение, билеты на самолет с посадочными талонами, так же есть акты приема-передачи помещений, расположенных в месте командировки, под охрану – это цель поездки. Можно ли отразить в учете в целях исчисления налога на прибыль остальные расходы на командировку документально подтвержденные – проезд, суточные. Должна ли организация предъявлять сотруднику какие-то санкции в связи с не предоставлением документов подтверждающих размещение в гостинице во время командировки.
Ответ:
В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему расходы, в том числе по найму жилого помещения.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Расходы на командировки признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп.12 п.1 ст.264 НК РФ.
В числе таких расходов признаются, в частности, расходы на:
• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• суточные или полевое довольствие;
• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Согласно п.1 ст.252 НК РФ при исчислении налога на прибыль признаются документально подтвержденные и экономические затраты, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Учитывая требование п. 1 ст. 252 Кодекса об обоснованности и документальном подтверждении затрат, признаваемых в целях налогообложения прибыли, затраты, относимые к расходам на командировки, должны быть связаны с состоявшейся командировкой сотрудника, носящей производственный характер (п.1 Письма ФНС России от 25.11.2011 N ЕД-4-3/19756@).
В качестве документального подтверждения командировочных расходов обычно используются следующие документы:
• служебное задание (форма N Т-10а) (п.6 Положения о командировках, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749);
• приказ о направлении в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а);
• командировочное удостоверение (форма N Т-10), если работник отправляется в командировку по России или в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются. Для командировок в другие страны командировочное удостоверение оформлять не надо. В этом случае дни пребывания работника в командировке определяются по отметкам пограничной службы в загранпаспорте о въезде и выезде из РФ (п. п. 7, 15, 18, 19 Положения о командировках);
• утвержденный руководителем организации авансовый отчет командированного сотрудника с приложением всех необходимых документов, подтверждающих расходы (проездные документы, квитанции, БСО, товарные и кассовые чеки и т.д.);
• отчет о выполнении служебного задания (разд. 12 формы N Т-10а).
В Письме от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51 Минфин указал, что если расходы по найму жилого помещения командированным работником документально не подтверждены, то организация не вправе на указанные затраты уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль. Однако существует мнение, согласно которому организация вправе учитывать при налогообложении расходы на проживание, не подтвержденные документами, в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом (см., например, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.02.2007 по делу N А26-5126/2006-28). Но данный подход достаточно рискован и далее будем исходить из того, что компания придерживается позиции Минфина и не включает в расходы подобные затраты.
Тем не менее, то обстоятельство, что организация не признает в составе расходов затраты на проживание, не является препятствием для признания при налогообложении прибыли иных командировочных расходов, в отношении которых имеются соответствующие подтверждающие документы. Ведь налоговым законодательством не установлено какой-либо взаимозависимости между признанием различных видов командировочных расходов. В частности, в данном случае организация вправе признать расходы на проезд и суточные.
Что касается санкций в отношении работника, то трудовым законодательством применение каких-либо подобных санкций не предусмотрено, поэтому организация не вправе устанавливать подобные санкции. Более того, в данном случае, несмотря на то, что организация понесла реальные расходы (оплатила проживание со своего расчетного счета), весьма проблематично также удержать с работника эту сумму. Ведь для этого организации нужно доказать факт причинения работником организации действительного ущерба и вину работника в этом (ст.ст. 233, 238, 241, 242 ТК РФ). Но в данном случае отсутствуют документы, подтверждающие проживание конкретного работника в гостинице, оплата расходов производилась организацией самостоятельно, в связи с чем, полагаем, что факт причинения конкретным работником действительного ущерба организации недоказуем.
Добавим: учитывая, что оплата проживания производилась непосредственно с расчетного счета организации, рекомендуем самой организации предпринять меры для получения документов от индивидуального предпринимателя, подтверждающие факт оказания организации услуг по проживанию в гостинице конкретного работника (например, путем направления индивидуальному предпринимателю письменного запроса от имени организации с указанием реквизитов платежного документа).
Примечание: ответ составлен без ознакомления с документами по описанной ситуации.
23.06.14
