Вопрос:
Сотрудник приехал из командировки на 1 день раньше. При отчете представил командировочное удостоверение с полным сроком командировки с 03 по 06 число, а билеты представил на 03 и 05 числа. Документы на проживание с 05 по 06 число. Что должна оплатить организация?
Ответ:
В соответствии с п.4 "Положения об особенностях направления работников в служебные командировки" (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, ред. от 14.05.2013) срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (п.6 Положения).
На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением заграничных командировок (п.7 Положения).
Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.
Таким образом, при командировках в пределах РФ фактический период командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении, сделанных на оборотной стороне документа. Поэтому если срок с 3 по 6 число указан на лицевой стороне, это не является ошибкой в том случае, если на оборотной стороне проставлена отметка о выбытии из места командировки, позволяющая ему выбыть к месту работы 5-го числа (то есть датой, указанной в проездных билетах).
Если на оборотной стороне указана дата выбытия из места командировки 6-го числа, то имеет место недостоверное заполнение командировочного удостоверения и при наличии возможности мы рекомендуем внести в него исправления.
Кроме того причину досрочного возвращения из командировки мы рекомендуем отразить в Отчете о выполнении служебного задания (форма N Т-10а).
По общим правилам (п.4 Положения) днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Таким образом, период командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении и с учетом времени нахождения в пути.
В соответствии с п.9 Положения средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
Суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п.11 Положения).
Кроме того работнику возмещаются расходы на проезд к месту командировки и обратно, а также расходы на проживание в месте командировки (п. 11, 14 Положения).
По общему правилу фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд работника до места командировки и обратно не включаются в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Они также не облагаются страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").
В рассматриваемой ситуации работником оплачено проживание за тот период, когда он уже выбыл из места командировки (за 6 число). Вопрос о возмещении сотруднику таких расходов следует решать в зависимости от конкретной ситуации, в частности выяснить, почему не сделан перерасчет оплаты с учетом фактической даты выезда сотрудника.
Если работодатель посчитает причины убедительными, то он вправе возместить сотруднику данные расходы. На наш взгляд с компенсации данных затрат не возникает необходимость удерживать НДФЛ, поскольку никакого «дохода» (ст.41 НК РФ) сотрудник не получает.
Однако в отношении страховых взносов ситуация не такая однозначная, поскольку в Федеральном законе от 24.07.2009 N 212-ФЗ и Федеральном законе от 24.07.1998 N 125-ФЗ речь идет не о «доходах», а о «выплатах» работникам в рамках трудовых отношений. Отнесение затрат на оплату лишнего дня проживания к расходам, связанным со служебной командировкой (не облагаемым страховыми взносами), является спорным моментом и зависит от конкретных причин, почему так произошло.
Что касается налогообложения прибыли, то возможность признания данных затрат при расчете налоговой базы опять же зависит от причин, почему сотрудником был оплачен лишний день проживания. Если объективной причины нет, то данные расходы не будут уменьшать налоговую базу, даже если работодатель примет решение возместить сотруднику понесенные им затраты.
Если лишний день был оплачен работником и перерасчет платы не был сделан по его вине, то вы вправе не возмещать ему такие затраты, возместив только затраты за дни фактического пребывания в месте командировки.
17.09.14
