Вопрос:
Оплачена сумма по договору на оказание услуг - конференция для руководителей с выездом за рубеж. Есть договор, отчет о проведении международной конференции, универсальный передаточный документ на всю сумму, но нет документов, подтверждающих выезд руководителя (утеряны). Мы находимся на УСНО доходы. Как наиболее правильно списать эту сумму в расходы.
Ответ:
Если ваша компания применяет упрощенную систему с объектом налогообложения «доходы», то для целей налогообложения никакие понесенные компанией расходы не учитываются (п.1 ст.346.14, п.1 ст.346.15, п.1 ст.346.18 НК РФ).
Что касается расчетов с сотрудником, то решение зависит от того, каким образом был оплачен проезд.
Если билеты приобретались сотрудником самостоятельно, то при отсутствии подтверждающих документов вы вправе не компенсировать ему данные расходы. Для зарубежных командировок дата выезда (и дата возвращения) может определяться по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы. Для расчета суточных также необходимы даты отметок в загранпаспорте, а не сами билеты.
Если же компания согласна компенсировать сотруднику затраты на приобретение билетов (либо денежные средства ему были выданы авансом), то мы рекомендуем:
- получить от подотчетного лица заявление о возмещении ему расходов (в произвольной форме с объяснением причин утраты билетов)
- составить распоряжение (приказ) руководителя о возмещении расходов подотчетному лицу или же проставить на заявлении работника собственноручную визу руководителя о возмещении ему расходов с указанием конкретной суммы, даты и подписи руководителя
- на основании данного приказа сотруднику выплачиваются суммы компенсации. В бухгалтерском учете вы вправе их отнести на текущие расходы.
При этом если вы возмещаете расходы по утраченным оправдательным документам, то для целей налогообложения прибыли признавать такие расходы нельзя, поскольку они не отвечают критерию документальной подтвержденности (п.1 ст.252 НК РФ). Но как мы отмечали ранее, при применении УСН с объектом налогообложения «доходы» для целей налогообложения никакие понесенные компанией расходы не учитываются, поэтому данный момент для вас не актуален.
Однако у сотрудника в рассматриваемой ситуации возникает доход, а соответственно необходимость удержания с него НДФЛ (ст.41, ст.209, 226 НК РФ, Постановление ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 по делу N А55-1433/2009).
Выплаченные ему суммы также будут включаться в базу для начисления страховых взносов (ч. 1 ст. 7, п. 2 ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).
Если билеты приобретала организация самостоятельно, то в этом случае с работника необходимо затребовать объяснения в письменном виде и приложить их к авансовому отчету. Поскольку вы применяете УСН с объектом налогообложения «доходы», то на ваши налоговые обязательства отсутствие проездных документов не повлияет.
Что касается бухгалтерского учета, то там задолженность работника по выданным ему проездным билетам будет списана на затраты на основании его объяснительной и косвенных подтверждений осуществления поездки (отчета о проведении международной конференции, отметок в загранпаспорте о пересечении границы РФ и т.п.).
У работника в рассматриваемой ситуации налогооблагаемый доход не возникает, поскольку компания может доказать, что билеты были приобретены в интересах организации, а не физического лица. Соответственно удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы не требуется.
29.09.14
