Вопрос:
Организация предполагала направить работника в командировку на судебное разбирательство в среду 09.07.2014 сроком на 7 дней. Соответственно, организацией были приобретены билеты на поезд с датой выезда 09.07.2014, оплачена гостиница. Позднее, в связи с переносом судебного разбирательства на 2 недели. Организация обменяла билеты с датой выезда 23.07.2014 и перенесла бронь гостиницы. При этом организация понесла дополнительные расходы за обмен билета и переноса брони гостиницы. Как оформить перенос командировки и какими документами оформить перенос командировками? В каком порядке для целей исчисления налога на прибыль и НДС (по гостинице) учитываются сумма сбора, уплаченная при возврате купленного билета с датой выезда 09.07.2011 и переноса брони гостиницы? В каком порядке в рассматриваемой ситуации учитываются расходы на приобретение билета и гостиницы?
Ответ:
В силу ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Согласно п.1 ст.252 НК РФ при исчислении налога на прибыль признаются документально подтвержденные и экономически обоснованные затраты, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также расходы на наем жилого помещения.
Учитывая требование п. 1 ст. 252 Кодекса об обоснованности и документальном подтверждении затрат, признаваемых в целях налогообложения прибыли, затраты, относимые к расходам на командировки, должны быть связаны с состоявшейся командировкой сотрудника, носящей производственный характер (п.1 Письма ФНС России от 25.11.2011 N ЕД-4-3/19756@).
Датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
С нашей точки зрения, расходы, понесенные организацией в связи с необходимостью переноса срока командировки (сбор за оформление возврата билетов и санкции за перенос/отмену брони гостиницы), в целом, могут быть признаны при налогообложении прибыли, если перенос срока командировки вызван производственной необходимостью.
Перенос срока командировки рекомендуем оформить приказом руководителя о переносе данного срока, в котором следует привести причины переноса и к которому желательно приложить документы, подтверждающие необходимость такого переноса (например, повестку из суда о переносе судебного заседания).
При этом сбор за оформление возврата билетов, на наш взгляд, может быть признан при налогообложении прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп.12 п.1 ст.264 НК РФ (см. также Письмо Минфина РФ от 02.05.2007 N 03-03-06/1/252, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 09.07.2009 N А21-6746/2008, ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 по делу N А28-10790/2005-233/15). При определенных условиях (например, если заказ билетов производится через стороннюю организацию и договором предусмотрены штрафные санкции за возврат/переоформление билетов), соответствующие санкции могут быть признаны в составе внереализационных расходов на основании пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ (Письмо Минфина России от 29.11.2011 N 03-03-06/1/786). В любом случае расходы признаются при наличии подтверждающих документов (например, квитанция об оформлении возврата билета).
Санкции за отмену (перенос) брони гостиницы, если такие санкции предусмотрены договором (соглашением) с гостиницей, могут быть признаны в составе внереализационных расходов на основании пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ (Письма Минфина России от 29.11.2011 N 03-03-06/1/786, от 25.09.2009 N 03-03-06/1/616). При этом обстоятельством, свидетельствующим о признании должником обязанности уплатить сумму соответствующих санкций, является как фактическая уплата кредитору, так и письменное подтверждение, выражающее готовность заплатить сумму санкций.
Конкретный порядок признания расходов должен определяться на основании имеющихся документов.
Что касается НДС по сборам, удержанным гостиницей, то порядок исчисления налога зависит от порядка оформления отношений с гостиницей. В частности, в общем случае суммы штрафных санкций не подлежат обложению НДС, поскольку они не связаны с расчетами по оплате реализованных товаров (работ, услуг) (п. 2 ст. 153, пп. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ, см. также Письма Минфина России от 19.08.2013 N 03-07-11/33756, от 04.03.2013 N 03-07-15/6333 (направлено для сведения и использования в работе Письмом ФНС России от 03.04.2013 N ЕД-4-3/5875@)), от 12.04.2013 N 03-07-11/12363, ФНС России от 09.08.2011 N АС-4-3/12914@, УФНС России по г. Москве от 07.02.2008 N 19-11/11309, Постановление ФАС Московского округа от 26.01.2010 N КА-А40/15269-09-2-Б и др.).
В то же время, контролирующие органы отмечают: если денежные суммы, полученные продавцом, по существу, не являются неустойкой (штрафом, пеней), а представляют собой элемент ценообразования, то согласно пп. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ он должен включить их в налоговую базу по НДС (Письмо Минфина России от 04.03.2013 N 03-07-15/6333 (направлено Письмом ФНС России от 03.04.2013 N ЕД-4-3/5875@)). Что это за суммы, которые "по существу не являются неустойкой", чиновники не поясняют. Окончательное решение следует принимать в каждом конкретном случае на основании анализа соответствующих документов.
Если гостиница исчисляет НДС, например, на основании пп. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ, то в таком случае она выставляет счет-фактуру в единственном экземпляре (п.18 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). У покупателя в данной ситуации не должно оставаться экземпляра счета-фактуры, поэтому он не вправе принимать соответствующий НДС к вычету (Письмо Минфина РФ от 14.02.2012 N 03-07-11/41).
С учетом сказанного, вопрос о правомерности исчисления НДС в части санкций, уплаченных гостинице за отмену (перенос) брони, решается исходя из порядка оформления отношений с гостиницей и с учетом содержания документов, полученных от нее.
В части признания рассмотренных расходов в бухгалтерском учете добавим следующее.
Расходы на приобретение билета и услуг гостиницы, связанные с производственной командировкой сотрудника, в общем случае признаются в составе расходов по обычным видам деятельности (п.5 ПБУ 10/99 расходы организации"). Сюда же можно отнести сбор за оформление возврата билетов. Сам приобретенный билет является денежным документом, поэтому при его принятии к учету производится запись по дебету счета 50 "Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы", и кредиту счета 60 (76) (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета). Передача билета работнику, направляемому в командировку, отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50, субсчет 50-3.
Суммы штрафных санкций за нарушение условий договора признаются в составе прочих расходов и отражаются на счете 91 "Прочие доходы и расходы" (п.11 ПБУ 10/99, Инструкция по применению Плана счетов).
Конкретная схема бухгалтерских проводок зависит от конкретных фактов хозяйственной жизни, имевших место в хозяйственной деятельности организации, подтвержденных первичными документами.
