Вопрос:
Просим подтвердить правильность действий компании в документальном оформлении операций по НДС. В соответствии с законодательством, бухгалтер предприятия собирает полученные счета-фактуры и иные документы по НДС по дате поступления, регистрирует их в книге покупок и журнале полученных счф и по окончании налогового периода прошивает их в отдельную папку, пронумеровав все страницы и заверив печатью и подписью руководителя и гл. бухгалтера. Вместе с полученными от поставщиков счет-фактурами нумеруются и прошиваются по дате закрытия авансов отгрузкой и копии авансовых счет-фактур самого предприятия. Обязательно ли подшивать копии авансовых счет-фактур в папку с входящими счет-фактурами или будет достаточным их наличие в папке счет-фактур, выставленных при реализации и получении авансов, так же пронумерованной и прошнурованной?
Ответ:
Ведение журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур
Выставленные счета-фактуры подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур по дате их выставления, (п.3 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).
В свою очередь, счета-фактуры, полученные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 2 журнала учета по дате их получения (п.3 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур).
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур ведется налогоплательщиками НДС, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, за каждый налоговый период (п.1 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур).
Журнал учета, составленный на бумажном носителе, подписывается до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем, прошнуровывается, его страницы пронумеровываются. При этом страницы журнала учета, составленного организацией, скрепляются печатью этой организации (п.13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур).
Ведение книги продаж и книги покупок
Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство (п.2 Правил ведения книги продаж).
При этом регистрации в книге продаж подлежат составленные и (или) выставленные счета-фактуры (в том числе корректировочные) во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению НДС в соответствии с НК РФ, в том числе при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), передаче имущественных прав, получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) (п.3 Правил ведения книги продаж).
В свою очередь, счета-фактуры (в том числе корректировочные), полученные от продавцов и зарегистрированные в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, регистрируются в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты в порядке, установленном ст.172 НК РФ (п.2 Правил ведения книги покупок).
Кроме того, при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в счет полученной суммы оплаты, частичной оплаты, в книге покупок регистрируются также счета-фактуры, зарегистрированные продавцами ранее в книге продаж при получении суммы оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) (п.22 Правил ведения книги покупок).
Книга покупок и книга продаж, составленные на бумажном носителе, до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, подписывается руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем, прошнуровывается, ее страницы пронумеровываются. При этом страницы книги продаж и книги покупок, составленной на бумажном носителе, скрепляются печатью организации (п.24 Правил ведения книги покупок, п.22 Правил ведения книги продаж).
Таким образом, прошнуровываются и пронумеровываются, а также скрепляются печатью организации листы:
- журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур;
- книги продаж;
- книги покупок.
В отношении самих счетов-фактур ни Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, ни НК РФ не предусмотрено подобной обязанности. Непосредственно в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 указано лишь на то, что счета-фактуры хранятся в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления (составления, в том числе исправления) или получения за соответствующий налоговый период (п.14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур). Однако указаний на то, что надо прошнуровывать и пронумеровывать сами счета-фактуры, в существующих нормативно-правовых актах не содержится.
Поэтому в соответствии с принятой системой внутреннего документооборота организация вправе (но не обязана по законодательству) прошнуровывать и пронумеровывать полученные и выставленные (составленные) счета-фактуры.
Что касается счетов-фактур, выставленных при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), то такие счета-фактуры на дату их выставления регистрируются в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и в том же квартале регистрируется в книге продаж. Далее, при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в счет полученной суммы оплаты, частичной оплаты указанные счета-фактуры регистрируются в книге покупок (п.22 Правил ведения книги покупок). При этом требований по повторной регистрации таких счетов-фактур в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур законодательство не содержит (в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур будет зарегистрирован лишь счет-фактура на отгрузку). Существующие нормативно-правовые акты также не устанавливают обязанности делать копию подобного счета-фактуры и подшивать его в какую-либо папку. Наличия оригинала авансового счета-фактуры в папке с выставленными счетами-фактурами, а также наличия счета-фактуры на отгрузку в данном случае вполне достаточно для отражения записи в книге покупок, связанной с вычетом авансового НДС.
11.08.14
